Avis 20236333 Séance du 23/11/2023

Maître X, conseil de Madame X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par un courriel du 24 octobre 2023, à la suite du refus opposé par la présidente du centre communal d'action sociale (CCAS) de Lescar à sa demande de communication des procès-verbaux des auditions des agents publics suivants, entendus dans le cadre de l'enquête disciplinaire diligentée contre sa cliente : 1) Madame X ; 2) Madame X ; 3) Madame X ; 4) Monsieur X ; 5) Madame X ; 6) Monsieur X ; 7) Madame X ; 8) Monsieur X ; 9) Madame X ; 10) Madame X ; 11) Madame X ; 12) Madame X ; 13) Monsieur X ; 14) Madame X ; 15) Madame X ; 16) Monsieur X ; 17) Madame X. En l'absence de réponse de la présidente du CCAS de Lescar à la date de sa séance, la commission rappelle, en premier lieu, qu’un rapport d’enquête administrative accompagné de ses annexes est un document administratif au sens de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration, communicable à la condition d'une part, que l'enquête soit achevée, d'autre part, qu'il ne présente plus un caractère préparatoire à une décision en cours d'élaboration, par exemple une décisions disciplinaire, et enfin qu'une procédure disciplinaire ne soit pas en cours, auquel cas le code des relations entre le public et l'administration ne trouverait plus à s'appliquer au profit des dispositions régissant une telle procédure. Elle rappelle, en deuxième lieu, qu’en application de l'article L311-6 du code, ne sont communicables qu'à l'intéressé les éléments qui portent une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable, qui font apparaître un comportement d'une personne physique dont la divulgation pourrait lui porter préjudice, ou dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée. La commission considère, à cet égard, que les rapports rédigés dans le cadre d'une enquête disciplinaire sont communicables à l'agent poursuivi, qui dispose à ce titre de la qualité de personne intéressée. La commission considère toutefois, en troisième et dernier lieu, en vertu des mêmes dispositions, que la communication d’une dénonciation ou d'un témoignage recueillis dans le cadre d'une enquête peut être regardé, compte tenu de ses termes et du contexte dans lequel s'inscrit ce document, comme étant de nature à faire apparaître le comportement de son auteur. Elle estime donc qu'en fonction des circonstances propres à chaque espèce, la divulgation du document à autrui, notamment à la personne visée par l'enquête, pourrait s'avérer préjudiciable à son auteur et que, par suite, ce document n’est communicable qu’à l’intéressé, c’est-à-dire à la personne qui a témoigné et non pas à la personne dont le comportement est décrit. La commission souligne qu'il convient, pour apprécier le caractère communicable du document, de tenir compte du contexte de la demande, des tensions susceptibles d'exister au sein d'un service de l'administration ou entre des administrés, du risque de représailles ou de dégradation des relations. À défaut de pouvoir rendre impossible l'identification de leur auteur, l'intégralité de ses propos doit être occultée. Lorsqu'une telle occultation conduirait à priver de son sens le document sollicité, sa communication doit être refusée. En l'espèce, la commission, qui n'a pas pu prendre connaissance des documents sollicités, émet un avis favorable à leur communication, sous l'ensemble des réserves ci-dessus rappelées.