Avis 20235659 Séance du 02/11/2023

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 septembre 2023, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Branchs à sa demande de communication, par courrier électronique, des listes des délibérations examinées par le conseil municipal en date du : 1) 19 juillet, 30 août, 30 septembre, 15 novembre et 14 décembre de l’année 2022 ; 2) 17 janvier, 31 janvier, 28 février, 28 mars, 23 mai et 9 juin de l’année 2023. La commission, qui a pris note de la réponse du maire de Saint-Branchs, estime que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Saint-Branchs a informé la commission de ce que les documents pouvaient être consultés dans ses locaux. La commission en prend note mais relève que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi d’une copie électronique des documents. La commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. La commission estime que ces dispositions ne font toutefois pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. En l'espèce, la commission émet donc un avis favorable à la demande de communisation, selon la modalité choisie par la demanderesse, à condition que les documents sollicités soient disponibles sous forme électronique.