Avis 20235309 Séance du 12/10/2023

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 30 août 2023, à la suite du refus opposé par le préfet de la Seine-Saint-Denis à sa demande de communication d'une copie des documents suivants : 1) les chiffres pour les évacuations des squats et campements sauvages dans le département du 93 pour la période 2018 à 2023, détaillant pour chaque année les chiffres a) pour les premiers 6 mois ; b) pour l’année entière ou dans le cas de 2023, jusqu’à septembre/octobre ; 2) tous les arrêtés préfectoraux pour les évacuations de 2022 et 2023. En premier lieu, la commission rappelle que, conformément aux dispositions combinées des articles L342-1 et R311-12 du code des relations entre le public et l’administration, elle ne peut être saisie par une personne qu’en cas de refus opposé par une autorité administrative à une demande de communication d'un document administratif. En l’absence d’une telle demande préalable, laquelle n’a pas nécessairement à être écrite si le demandeur est en mesure d’en établir la réalité et la date, la saisine de la commission est irrecevable. En l'espèce, la commission relève que Madame X n'a produit, au soutien de sa demande d'avis, aucun document permettant d'établir qu'elle aurait formé, devant le préfet de la Seine-Saint-Denis, une demande préalable de communication des arrêtés mentionnés au point 2) de la demande. La commission ne peut, dès lors, que déclarer irrecevable la demande d'avis dans cette mesure. S'agissant du point 1), la commission estime que les statistiques anonymisées traduisant l'action de l'administration sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle rappelle, toutefois, d’une part, que le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation aux autorités administratives d'élaborer un document nouveau en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Ministre d'État, Ministre de l’éducation nationale, n° 128797 ; CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection, n° 152393). La commission considère en revanche de manière constante que sont des documents administratifs existants au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, ceux qui existent en l'état ou qui sont susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. Il résulte en effet de la décision du Conseil d’État du 13 novembre 2020, n° 432832, que constituent des documents administratifs, au sens de ces dispositions, les documents qui peuvent être établis par extraction des bases de données dont l’administration dispose, si cela ne fait pas peser sur elle une charge de travail déraisonnable, laquelle doit être interprétée de façon objective. Elle souligne, à ce titre, que les informations demandées doivent pouvoir être obtenues par un traitement automatisé de données, sans retraitements successifs, en particulier par des interventions manuelles. Elle estime également que, lorsque les informations sollicitées doivent, pour être extraites d'un fichier informatique, faire l'objet de requêtes informatiques complexes ou d'une succession de requêtes particulières qui diffèrent de l'usage courant pour lequel le fichier informatique dans lequel elles sont contenues a été créé, l'ensemble des informations sollicitées ne peut alors être regardé comme constituant un document administratif existant (avis n° 20222817, 20222850 et 20222936 du 23 juin 2022). Une demande portant sur la communication d'un tel ensemble d'informations doit dès lors être regardée comme tendant à la constitution d'un nouveau document (conseil n° 20133264 du 10 octobre 2013) et, par suite, être déclarée irrecevable. La commission précise, enfin, que le livre III du code des relations entre le public et l’administration ne permet en revanche pas aux demandeurs d’exiger pour l’avenir qu’ils soient rendus systématiquement destinataires de documents au fur et à mesure de leur élaboration. En application de ces principes, la commission émet un avis favorable à la communication des données sollicitées au point 1), sous réserve qu'elles se rapportent à des périodes échues et à condition qu'elles existent en l'état ou puissent être obtenues dans les conditions rappelées ci-dessus.