Avis 20235160 Séance du 12/10/2023

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 23 août 2023, à la suite du refus opposé par le maire de Savigny-sur-Orge à sa demande de communication, dans un format dématérialisé, d'une copie, sans occultations, des documents suivants : 1) le bulletin d’adhésion de la commune au Conseil d’architecture, d'urbanisme et d’environnement de l’Essonne (CAUE 91) ; 2) la convention d’objectifs afférente. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. S'agissant du principe de communication des documents sollicités, la commission relève, en premier lieu, que les documents sollicités ont été transmis à Monsieur X dans une version occultée et que ce dernier conteste les occultations ainsi opérées. La commission précise que le nom et le prénom du signataire d'une convention d'objectif ne sont pas, en eux-mêmes, protégés par le secret de la vie privée et n'ont, dès lors, pas à être occultés. Elle considère en revanche que les coordonnées bancaires d'un organisme de droit privé, tel qu'une association, entrent en revanche dans le champ de ce secret et ne sont, dès lors, pas communicables aux tiers. La commission en déduit que les documents sollicités sont communicables au demandeur dans une version occultée de ces seules mentions. Elle émet, dans cette mesure, un avis favorable à la demande. La commission rappelle, en second lieu, qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Savigny-sur-Orge a informé la commission qu'il avait transmis les documents visés par la présente demande à Monsieur X, dans un format physique, compte-tenu du souhait formulé par l’intéressé, dans le cadre de son mandat de conseiller municipal, de ne recevoir aucun courrier par voie dématérialisée. Toutefois, ce document, qui est une demande générale formulée par Monsieur X dans le cadre de son mandat de conseiller municipal, et ne concerne donc que les échanges réguliers et spontanés entre la commune et l’intéressé, ne saurait faire obstacle à ce que, dans le cadre d'une demande de communication formulée sur le fondement des dispositions des articles L311-1 et suivants du code des relations entre le public et l'administration, le demandeur exerce son libre de choix du support de communication prévu à l'article L311-9 précité. Dans ces conditions, la commission invite le maire de Savigny-sur-Orge à procéder à la communication, dans un format dématérialisé, des documents sollicités, dans une version occultée des mentions rappelées ci-dessus.