Avis 20234952 Séance du 12/10/2023

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 10 août 2023, à la suite du refus opposé par le maire de Savigny-sur-Orge à sa demande de communication, en sa qualité de conseiller municipal, par voie dématérialisée, des documents suivants : 1) la communication complète des comptes rendus et des avis rendus par le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) et le comité technique (CT) entre le 21 novembre 2022 et le 31 décembre 2022 inclus ; 2) le compte rendu et les avis rendus par le comité social territorial (CST) du 19 janvier 2023 (mentionné dans la délibération n°7/205 du 15 février 2023) ; 3) les comptes rendus et avis rendus par le CST en ses séances des 16 février 2023, 16 mars 2023 et 8 juin 2023 ; 4) la publication de l’ensemble de ces avis et comptes rendus par le CST sur le site internet de la commune. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Savigny-sur-Orge a indiqué à la commission avoir transmis au demandeur, par courrier du 4 août 2023, les documents sollicités. La commission en prend note mais relève, toutefois, que cette transmission ne satisfait pas le demandeur dans la mesure où, d'une part, l'intégralité des documents sollicités ne lui ont pas été adressés, seuls les comptes rendus du CST des 16 février 2023, 16 mars 2023 et 8 juin 2023, et un compte rendu du CHSCT du 26 novembre 2020 lui ayant été communiqués et, d'autre part, la transmission, par courrier, ne correspond pas à la modalité d'accès qu'il a choisie. La commission estime, dans ces conditions que la demande conserve son objet. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. S'agissant, en premier lieu, du principe de communication, la commission rappelle ensuite que l’article 4 de la loi n° 2019-828 du 6 août 2019 de transformation de la fonction publique a prévu la fusion des comités techniques et des comités d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), à l'issue du prochain renouvellement général des instances de dialogue social dans la fonction publique, au sein d'une nouvelle instance dénommée comité social territorial. Elle estime que les procès-verbaux des réunions de ces comités, dès lors qu'ils ont été validés, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Ces documents doivent toutefois être préalablement occultés, en application des dispositions des articles L311-6 et L311-7 du code des relations entre le public et d'administration, des éléments protégés par le secret de la vie privée, des mentions révélant un jugement de valeur ou une appréciation sur une personne physique nommément désignée ou aisément identifiable et de celles faisant apparaître le comportement d'une personne, si la divulgation de ce comportement est susceptible de leur porter préjudice, et à condition que l’occultation de ces mentions ne prive pas d’intérêt la communication de ces documents. La commission précise que les informations générales à l'exclusion de l'examen des situations individuelles d'agents nommément désignés ou aisément identifiables autre que le demandeur sont également librement communicables. La commission précise, enfin, que les noms des membres des instances et leurs prises de position n'ont pas à être occultés. Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable à la communication des documents sollicités. S'agissant, en second lieu, des modalités de communication, la commission relève que le maire de Savigny-sur-Orge a transmis les documents visés par la présente demande à Monsieur X, dans un format physique, compte-tenu du souhait formulé par l’intéressé, dans le cadre de son mandat de conseiller municipal, de ne recevoir aucun courrier par voie dématérialisée. Toutefois, ce document, qui est une demande générale formulée par Monsieur X dans le cadre de son mandat de conseiller municipal, et ne concerne donc que les échanges réguliers et spontanés entre la commune et l’intéressé, ne saurait faire obstacle à ce que, dans le cadre d'une demande de communication formulée sur le fondement des dispositions des articles L311-1 et suivants du code des relations entre le public et l'administration, le demandeur exerce son libre de choix du support de communication prévu à l'article L311-9. La commission rappelle, ensuite, que l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, dans sa rédaction issue de la loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique, dispose que : « L'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration : 1° Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ; 2° Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret ; 3° Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ; 4° Par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6. » La commission rappelle que ces dispositions ne font toutefois pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. La commission rappelle que lorsque comme en l'espèce, une demande porte sur deux modalités de communication, l'administration peut retenir le mode de communication qu'elle souhaite. Elle rappelle également, d'une part, qu'en application du quatrième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, le droit à communication des documents administratifs ne s'exerce plus lorsque les documents sollicités font l'objet d'une diffusion publique et, d'autre part, que le 1° de l'article L312-1-1 du même code prévoit que les collectivités territoriales de plus de 3 500 habitants et les administrations dont le nombre d'agents est supérieur à 50 équivalents temps plein doivent publier les documents qu'elles communiquent en application des procédures prévues au titre Ier du livre III du code précité à condition que ces documents soient effectivement disponibles sous forme électronique. La commission précise enfin que la publication en ligne de documents administratifs par l’administration ne peut toutefois s’effectuer que sous réserve du respect des conditions posées à l’article L312-1-2 du code des relations entre le public et l’administration, qui dispose que : « Sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires, lorsque les documents et données mentionnés aux articles L312-1 ou L312-1-1 comportent des mentions entrant dans le champ d'application des articles L311-5 ou L311-6, ils ne peuvent être rendus publics qu'après avoir fait l'objet d'un traitement permettant d'occulter ces mentions. Sauf dispositions législatives contraires ou si les personnes intéressées ont donné leur accord, lorsque les documents et les données mentionnés aux articles L312-1 ou L312-1-1 comportent des données à caractère personnel, ils ne peuvent être rendus publics qu'après avoir fait l'objet d'un traitement permettant de rendre impossible l'identification de ces personnes. Une liste des catégories de documents pouvant être rendus publics sans avoir fait l'objet du traitement susmentionné est fixée par décret pris après avis motivé et publié de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. (...) ». Cette liste figure à l'article D312-1-3 du même code. L'article L300-4 du même code dispose par ailleurs que : « Toute mise à disposition effectuée sous forme électronique en application du présent livre se fait dans un standard ouvert, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé ». Aux termes de l'article 4 de la loi du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique : « On entend par standard ouvert tout protocole de communication, d'interconnexion ou d'échange et tout format de données interopérable et dont les spécifications techniques sont publiques et sans restriction d'accès ni de mise en œuvre ». La commission émet, dans ces conditions et sous ces réserves, un avis favorable à la demande.