Avis 20234855 Séance du 21/09/2023

Monsieur X, pour l'association X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 4 août 2023, à la suite du refus opposé par le président de l’École normale supérieure de Lyon à sa demande de publication ou communication par courrier électronique des documents suivants : 1) les contrats, conventions ou tout autre document en vigueur encadrant les échanges internationaux avec les établissements partenaires dans le cadre des séjours à l'étranger des étudiants de l'école et régissant leurs modalités d'études et conditions de validation dans ces établissements ; 2) les contrats, conventions ou tout autre document en vigueur encadrant les échanges, partenariats ou co-accréditations entre l'école et les universités lyonnaises, concernant les différentes licences et masters auxquels peuvent s'inscrire les étudiants de l'établissement ; 3) les contrats, conventions, ou tout autre document en vigueur encadrant les échanges, partenariats, co-accréditations ou autres modes d'entente entre l'établissement et les établissements français hors des universités lyonnaises mentionnées ci-dessus concernant des formations auxquelles peuvent s'inscrire les étudiants de l'école. La commission estime que les documents sollicités constituent des documents administratifs librement communicables sur le fondement de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, dans le respect des secrets protégés définis par l'article L311-6 et, par suite, après occultation des mentions en relevant, en particulier le respect de la vie privée et le secret des affaires, ou après disjonction des documents qui en relèveraient entièrement en application des dispositions de l’article L311-7 du code des relations entre le public et l'administration. La commission émet, sous ces réserves, un avis favorable à la demande. Elle précise que lorsque, comme en l'espèce, une demande porte sur deux modalités de communication, l'administration peut retenir le mode de communication qu'elle souhaite. Enfin, la commission prend note des observations du président de l’École normale supérieure de Lyon lui indiquant que cette demande, compte tenu du volume de documents sollicité et des occultations devant être réalisées, fera peser sur ses services une charge de travail importante. La commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.