Avis 20234800 Séance du 21/09/2023

Maître X, conseil de Monsieur X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 21 juillet 2023, à la suite du refus opposé par le préfet d'Eure-et-Loir à sa demande de copie, directement à l'avocat de Monsieur X, et par voie électronique, du relevé d'information de ce dernier concernant son permis de conduire faisant apparaître les codes d’accès internet, alors que la préfecture refuse à son avocat cette communication directe, notamment en raison d’une précédente communication à son client. Ainsi, d’une part, la demande peut-elle être formée, selon les règles de droit commun, par une personne disposant d’un mandat exprès dûment justifié ou par l’intermédiaire d’un avocat qui, en application des dispositions des articles 4 et 6 de la loi du 31 décembre 1971 portant réforme de certaines professions judiciaires et juridiques, sous réserve des dispositions législatives et réglementaires l'excluant dans les cas particuliers qu'elles déterminent, a qualité pour représenter ses clients devant les administrations publiques sans avoir à justifier du mandat qu'il est réputé avoir reçu de ces derniers dès lors qu'il déclare agir pour leur compte (CE, n° 227373, 5 juin 2002, au recueil). D’autre part, la communication est effectuée selon les formalités prévues par le titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l'administration. Aux termes de l’article L311-9 de ce code, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration : « 1° Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ; 2° Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret ; 3° Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ; 4° Par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 ». La commission a toutefois déjà eu l’occasion de constater que le système national du permis de conduire ne permettait pas, pour des raisons techniques, de générer les relevés sollicités par voie électronique (avis n° 20184470 du 21 mars 2019). Le droit d’accès aux documents administratifs ne prévoyant pas l’obligation pour les administrations de scanner des documents pour répondre à une demande, la commission a estimé que l’envoi électronique n’était pas juridiquement obligatoire. Toutefois, ce cas de figure ne recouvre pas la situation des préfectures qui, alors qu’elles n’y sont pas tenues, ont choisi de scanner les relevés d’information issus du système national des permis de conduire. Dans cette hypothèse, il y a lieu de considérer que le document sollicité est disponible sous forme électronique. Il est donc communicable, en application du 3° de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, par courrier électronique et sans frais, à l’adresse électronique fournie par le demandeur qui formule une demande en ce sens En l'espèce, la commission constate que le préfet d'Eure-et-Loir a été saisi par Maître X d’une demande de communication par voie électronique du relevé intégral du permis de conduire de son client. Elle comprend qu’il a toutefois été procédé à l’envoi, par lettre recommandée avec accusé de réception, de ce document à Monsieur X mais pas à Maître X. La commission émet donc, dans ces conditions, un avis favorable à la communication du relevé intégral concernant Monsieur X à son avocat, Maître X, par voie électronique.