Avis 20234484 Séance du 21/09/2023

Monsieur X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 20 juillet 2023, à la suite du refus opposé par le directeur du centre social de Savigny-sur-Orge à sa demande de communication et publication sur internet de l'intégralité des travaux produits par le conseil citoyen de Grand‐Vaux, notamment : 1) les convocations ; 2) les ordres du jour ; 3) les comptes rendus de séance ; 4) les textes des questions orales et écrites ; 5) les textes des résumés sommaires effectués par les rapporteurs ; 6) les comptes rendus des débats ou les résumés de ces débats ; 7) les avis exprimés portant sur les thématiques abordées produits entre le 21 mars 2020 et le 26 mai 2023. En l'absence de réponse du directeur du centre social de Savigny-sur-Orge à la date de sa séance, la commission rappelle qu’aux termes du 7ème alinéa du I de l'article 7 de la loi du 21 février 2014 de programmation pour la ville et la cohésion urbaine, « Le représentant de l'Etat dans le département, après consultation du maire et du président de l'établissement public de coopération intercommunale concernés, reconnaît la composition du conseil citoyen et accorde, si besoin est, la qualité de structure porteuse du conseil citoyen à une personne morale chargée d'assurer le fonctionnement du conseil citoyen. » En l'espèce, la commission relève que le conseil citoyen de Grand‐Vaux est géré par l’association Institut de formation, d’animation et de conseil (IFAC) Savigny Animation. La commission estime que les documents sollicités sont des documents administratifs librement communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L311-1 du même code, s'ils existent ou peuvent être obtenus par un traitement automatisé d'usage courant ou extraction de base de données détenues par l'administration sans faire peser sur elle une charge déraisonnable, à condition qu'ils soient achevés et qu'ils ne revêtent pas un caractère préparatoire, et dans le respect des secrets protégés par l'article L311-6 de ce code. A cet égard, la commission estime que doivent en particulier être préalablement occultées les mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, porterait une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique nommément désignée ou facilement identifiable ou ferait apparaître le comportement d'une personne dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle que l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration (CRPA), dans sa rédaction issue de la loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique, dispose que : « L'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration : 1° Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ; 2° Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret ; 3° Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ; 4° Par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6. » La commission rappelle que ces dispositions ne font toutefois pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. La commission rappelle que lorsque comme en l'espèce, une demande porte sur deux modalités de communication, l'administration peut retenir le mode de communication qu'elle souhaite. Elle rappelle également, d'une part, qu'en application du quatrième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, le droit à communication des documents administratifs ne s'exerce plus lorsque les documents sollicités font l'objet d'une diffusion publique et, d'autre part, que le 1° de l'article L312-1-1 du même code prévoit que les collectivités territoriales de plus de 3 500 habitants et les administrations dont le nombre d'agents est supérieur à 50 équivalents temps plein doivent publier les documents qu'elles communiquent en application des procédures prévues au titre Ier du livre III du code précité à condition que ces documents soient effectivement disponibles sous forme électronique. La commission précise enfin que la publication en ligne de documents administratifs par l’administration ne peut toutefois s’effectuer que sous réserve du respect des conditions posées à l’article L312-1-2 du code des relations entre le public et l’administration, qui dispose que : « Sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires, lorsque les documents et données mentionnés aux articles L312-1 ou L312-1-1 comportent des mentions entrant dans le champ d'application des articles L311-5 ou L311-6, ils ne peuvent être rendus publics qu'après avoir fait l'objet d'un traitement permettant d'occulter ces mentions. Sauf dispositions législatives contraires ou si les personnes intéressées ont donné leur accord, lorsque les documents et les données mentionnés aux articles L312-1 ou L312-1-1 comportent des données à caractère personnel, ils ne peuvent être rendus publics qu'après avoir fait l'objet d'un traitement permettant de rendre impossible l'identification de ces personnes. Une liste des catégories de documents pouvant être rendus publics sans avoir fait l'objet du traitement susmentionné est fixée par décret pris après avis motivé et publié de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. (...) ». Cette liste figure à l'article D312-1-3 du même code. L'article L300-4 du même code dispose par ailleurs que : « Toute mise à disposition effectuée sous forme électronique en application du présent livre se fait dans un standard ouvert, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé ». Aux termes de l'article 4 de la loi du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique : « On entend par standard ouvert tout protocole de communication, d'interconnexion ou d'échange et tout format de données interopérable et dont les spécifications techniques sont publiques et sans restriction d'accès ni de mise en œuvre ». La commission émet, dans ces conditions et sous ces réserves, un avis favorable à la demande.