Avis 20234271 Séance du 07/09/2023

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par un courriel du 21 juin 2023, à la suite du refus opposé par le maire de Palaiseau à sa demande de communication, en sa qualité de conseillère municipale, des documents suivants : 1) s'agissant de la vidéosurveillance : a) le nombre et le coût des matériels et caméras, tant en investissement qu’en fonctionnement ; b) les documents officiels comportant les chiffres de la délinquance et les taux d’élucidation avant la mise en place de la vidéosurveillance et chaque année depuis (soit les documents du conseil local de sécurité et de prévention de la délinquance, les comptes rendus et les annexes police et gendarmerie) ; c) la stratégie territoriale de sécurité et de prévention de la délinquance de la commune de Palaiseau pour la période 2022‐2026, en date du 29 septembre 2022, citée dans la décision du maire n°2023‐01‐5 ; 2) l’ensemble des documents relatifs aux études réalisées par les cabinets d’étude à propos du projet de requalification du centre-ville. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. Pour ce qui concerne en premier lieu les documents relatifs à la vidéosurveillance : En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Palaiseau a informé la commission que les documents visés aux b) et c) du point 1) ont été communiqués à Madame X, par un courriel du 25 juillet 2023, dont une copie lui est jointe. La commission ne peut dès lors que déclarer la demande d’avis sans objet dans cette mesure. La commission rappelle ensuite que le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées, ni d'élaborer un document nouveau en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Ministre d'État, Ministre de l’éducation nationale, n° 128797 ; CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection, n° 152393). En revanche, la commission considère de manière constante que sont des documents administratifs existants au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, ceux qui sont susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. Il résulte en effet de la décision du Conseil d’État du 13 novembre 2020, n° 432832, publié aux Tables, que constituent des documents administratifs au sens de ces dispositions les documents qui peuvent être établis par extraction des bases de données dont l’administration dispose, si cela ne fait pas peser sur elle une charge de travail déraisonnable, laquelle doit être interprétée de façon objective. La commission précise, à ce titre, que les informations demandées doivent pouvoir être obtenues par un traitement automatisé de données, sans retraitements successifs, en particulier par des interventions manuelles. Elle estime également que, lorsque les informations sollicitées doivent, pour être extraites d'un fichier informatique, faire l'objet de requêtes informatiques complexes ou d'une succession de requêtes particulières qui diffèrent de l'usage courant pour lequel le fichier informatique dans lequel elles sont contenues a été créé, l'ensemble des informations sollicitées ne peut alors être regardé comme constituant un document administratif existant (avis n° 20222817, 20222850 et 20222936 du 23 juin 2022). Une demande portant sur la communication d'un tel ensemble d'informations doit dès lors être regardée comme tendant à la constitution d'un nouveau document (conseil n° 20133264 du 10 octobre 2013) et, par suite, être déclarée irrecevable. En l'espèce, la commission estime que le document recensant le nombre et le coût des matériels et caméras de vidéosurveillance mentionné au a) du point 1), s’il existe en l’état ou peut être établi par un traitement automatisé d’usage courant dans les conditions qui viennent d’être exposés, constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande. Elle émet donc un avis favorable sur ce point, sous cette réserve. En second lieu, la commission estime que les études réalisées dans le cadre du projet de requalification du centre-ville, si elles ne revêtent plus un caractère préparatoire, constituent des documents administratifs soumis au droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet par suite un avis favorable à la demande en tant qu’elle porte sur ces études. En revanche, la commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation aux administrations de répondre aux demandes trop générales ou insuffisamment précises (CE 27 sept. 1985, Ordre des avocats au barreau de Lyon, req. n° 56543, Lebon 267. – CE 30 juin 1989, OPHLM de la Ville de Paris, req. n° 83477). La demande de communication de documents administratifs doit être suffisamment précise pour permettre à l'administration d'identifier clairement le ou les documents souhaités, sans l'obliger à procéder à des recherches. La commission estime ainsi irrecevables les demandes portant sur des échanges intervenus entre une ou des administrations et une autre administration ou une personne privée, lorsqu’elles sont trop imprécises quant à l'objet des documents demandés (avis n° 20216781 du 16 décembre 2021), quant à leur nature (avis n° 20195507 du 12 mars 2020), quant à l'administration et/ou ses composantes en cause (avis n° 20195507 du 12 mars 2020), quant à son ou ses interlocuteurs (avis n° 20194880 du 12 mars 2020 ; n° 20213868 du 15 juin 2021), quant au cadre d'élaboration du document (avis n° 20213868 du 15 juin 2021) ou encore quant à la période de temps visée (avis n° 20213868 du 15 juin 2021). En l’espèce, la commission constate que le maire de Palaiseau a invité Madame X à préciser l’objet de sa demande à cet égard. Elle considère effectivement que la demande tendant à la communication de « l’ensemble des documents relatifs aux études réalisées », sans indication en particulier quant à la nature de ces documents, est trop imprécise pour permettre à l’administration d’identifier les documents sollicités. Elle déclare par suite la demande d’avis irrecevable dans cette mesure et invite Madame X, si elle le souhaite, à préciser sa demande auprès de l’administration.