Avis 20234198 Séance du 07/09/2023

Maître X, X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 8 juillet 2023, à la suite du refus opposé par le maire de Margny-lès-Compiègne à sa demande de communication d'une copie des trois permis de construire concernant la réalisation de l'X, sachant que la mairie évalue le coût de reproduction à 360 euros. En l’absence de réponse du maire de Margny-lès-Compiègne, la commission rappelle qu’elle a estimé, dans son conseil de partie II n° 20181909 du 25 octobre 2018, que les documents produits et reçus par l’administration en matière d’autorisations individuelles d’urbanisme, tels que les permis de construire, sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve que cette communication ne porte pas atteinte à un secret protégé par les articles L311-5 et L311-6 du même code, notamment la sécurité publique ou la sécurité des personnes et la protection de la vie privée, et qu’ils ne revêtent plus un caractère préparatoire, soit que la décision ait été effectivement prise, soit que l'autorité compétente ait renoncé à son projet. En vertu du principe de l’unité du dossier, le droit à communication s’applique à tous les documents du dossier soumis au maire, y compris ceux qui ne sont pas mentionnés par les articles R431-5 à R431-34-1 du code de l’urbanisme, qu’ils émanent du pétitionnaire ou aient été élaborés par l’administration. La commission indique, par ailleurs, que lorsque le maire statue, au nom de la commune, par une décision expresse (favorable ou défavorable) sur une demande d’autorisation individuelle d’urbanisme, celle-ci est alors communicable sur le fondement de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, aux termes duquel : « Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des délibérations et des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux ». Ce droit d’accès s’étend aux pièces annexées à ces actes (Conseil d’État, 11 janvier 1978, n° 04258, recueil Lebon p. 5). La commission estime que, s’agissant d’un arrêté portant permis de construire, doivent être regardées comme annexées à l’arrêté les seules pièces qui doivent obligatoirement figurer dans le dossier soumis au maire, en application des articles R431-5 à R431-34-1 du code de l’urbanisme. Les autres pièces, s’il en existe, relèvent du régime du code des relations entre le public et l'administration exposé ci-dessus. La commission précise que si l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales a institué un régime spécifique d'accès aux documents des communes, distinct du régime général d'accès aux documents administratifs organisé par les dispositions du code des relations entre le public et l'administration, et si les exceptions au droit d'accès prévues à l'article L311-6 de ce code ne sont pas opposables à une demande présentée sur le fondement de ces dispositions spéciales, l'exercice de ce droit d'accès particulier ne saurait faire obstacle, par principe, à la protection de secrets protégés par la loi sur d'autres fondements, tel que notamment le secret de la vie privée (CE, 17 mars 2022, n° 449620 ; Conseil d’État, 11 janvier 1978, n° 04258, recueil Lebon p. 5). En application de ces principes, la commission considère que doivent être occultés, au titre du secret de la vie privée, avant toute communication : - la date et le lieu de naissance du pétitionnaire ; - les coordonnées téléphoniques et l'adresse de messagerie électronique du pétitionnaire, qu'il s'agisse d'une personne morale ou d'une personne physique ; - les coordonnées téléphoniques et l'adresse de messagerie électronique de l'architecte ; - le nom et les coordonnées (adresse, téléphone et adresse de messagerie électronique) de la personne à laquelle le pétitionnaire souhaite que les courriers de l’administration (autres que les décisions) soient adressés, sauf s'il s'agit de l'architecte, à l'exception de ses coordonnées téléphoniques et de son adresse de messagerie électronique ; - le nom et les coordonnées (adresse, téléphone et adresse de messagerie électronique) du propriétaire ou du bénéficiaire du permis de construire qui doit s'acquitter de la participation pour voirie et réseaux, s'il est différent du pétitionnaire ; - la finalité du projet (logement destiné par exemple à la vente ou à la location). En revanche, la commission estime qu'il n’y a pas lieu d’occulter le nom et l'adresse du pétitionnaire, cette dernière pouvant s’avérer au demeurant nécessaire à une personne pour notifier son recours contentieux contre le permis de construire, en application de l’article R600-1 du code de l’urbanisme. Sont également communicables le nom et l'adresse de l'architecte, l'objet du permis de construire, la date d'autorisation et la déclaration d'ouverture de chantier. La commission relève toutefois que sa saisine ne porte pas tant sur la communicabilité des documents demandés que sur le montant du devis de reprographie présenté au demandeur. A cet égard, elle rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. Par ailleurs, pour le calcul du coût de reproduction, ne peuvent être pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, que le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001 relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d'un document administratif. Selon l’article 1er de l’arrêté précité : « Le montant des frais mis à la charge de la personne qui demande la reproduction d'un document administratif est fixé par l'autorité administrative qui assure la délivrance de la copie selon les modalités de calcul définies à l'article 2 du décret du 6 juin 2001 susvisé. » Selon l’article 2 du même article : « Lorsque les copies de documents sont délivrées sur les supports papier et électronique cités ci-dessous, les frais mentionnés à l'article 2 du décret du 6 juin 2001 susvisé, autres que le coût d'envoi postal, ne peuvent excéder les montants suivants :/0,18 € par page de format A 4 en impression noir et blanc ;/1,83 € pour une disquette ;/2,75 € pour un cédérom. » Lorsque l’administration est tenue d’externaliser la prestation en raison de ses propres contraintes techniques, le barème fixé par l’arrêté précité ne s’applique pas. Un devis, permettant au demandeur de connaître le détail de la prestation, doit cependant lui être préalablement soumis pour qu’il décide d’y donner suite, s’il y a lieu. En cas de recours à un prestataire extérieur et d'acceptation par le demandeur après soumission du devis, il appartient à l'administration de faire exécuter les travaux en exigeant, si elle le souhaite, le règlement préalable des frais de reproduction (avis n° 20071101 du 22 mars 2007). L’absence de devis préalable ou d’indications suffisantes de ce devis justifiant le montant réclamé pour réaliser les copies, ou encore la présentation d’un devis dont le montant serait manifestement excessif, sont assimilables à un refus de communication de la part de l’administration qui a été saisie. Dans le cas où le montant du devis que l’administration a fait établir apparaîtrait manifestement excessif au regard de la nature des travaux de reproduction demandés à un prestataire extérieur, il lui appartiendrait de s’adresser à une autre entreprise pour l’établissement d’un second devis. En l'espèce, la commission relève que si le maire de Margny-lès-Compiègne a informé le demandeur que ses services n'étaient pas en mesure de procéder à la reproduction des trois dossiers de permis de construire demandés et qu'ils avaient par conséquent fait établir un devis auprès d'un prestataire extérieur dont le montant, de 360€ TTC, lui a été communiqué, il ne ressort d'aucune des pièces du dossier que l'administration aurait adressé ce devis à Maître X, qui ne dispose par conséquent d'aucune indication sur le détail de cette prestation. La commission estime, par suite, que les modalités d'accès proposées à Maître X s'apparentent, en l'état, à un refus de communication. La commission émet, dès lors, un avis favorable à la présente demande d'avis, selon les principes et sous les réserves précités, et invite le maire de Margny-lès-Compiègne à adresser un devis adapté à Maître X.