Avis 20233840 Séance du 07/09/2023

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 22 juin 2023, à la suite du refus opposé par le président de la Métropole de Lyon à sa demande de communication, par courrier électronique ou par courrier postal, des documents suivants : 1) les tableaux d'avancement au grade d'attaché hors classe pour les années 2017, 2018, 2019, 2020 et 2021 ; 2) les tableaux d'avancement à l'échelon spécial du grade d'attaché hors classe pour les années 2017, 2018, 2019, 2020 et 2021 ; 3) les listes des agents promouvables au grade d'attaché hors classe pour les années 2017, 2018, 2019, 2020 et 2021 soumises aux commissions administratives paritaires (CAP) ; 4) les listes des agents promouvables à l'échelon spécial du grade d'attaché hors classe pour les années 2017, 2018, 2019, 2020 et 2021 soumises aux CAP. Pour ce qui concerne les tableaux d’avancement mentionnés aux points 1) et 2), la commission rappelle qu’elle considère qu’un tableau d’avancement, qui met en œuvre dans le cadre d’un corps ou d’un cadre d’emploi le principe d’égal accès aux emplois publics en faisant apparaître l’ordre dans lequel les promotions doivent s’effectuer sans faire apparaître ni notes, ni appréciations, n’est pas au nombre des documents par lesquels il est porté une appréciation ou un jugement de valeur sur des personnes physiques au sens des dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration et constitue donc un document administratif communicable en application de l'article L311-1 du même code, à moins qu'il n'ait fait l'objet d'une diffusion publique. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président de la Métropole de Lyon a en l’espèce informé la commission qu’il avait transmis à Madame X, par courrier du 11 juillet 2023 dont copie est jointe, les tableaux d’avancement au grade d’attaché hors classe pour les années 2017, 2018, 2019, 2020 et 2021, ainsi que les tableaux d’avancement à l’échelon spécial du grade d’attaché hors classe pour les années 2020 et 2021, sachant qu’il n’y a pas eu de nomination en 2017, 2018 et 2019 concernant cet échelon spécial. La commission ne peut dès lors que déclarer sans objet la demande d’avis sur les points 1) et 2) de la demande. Pour ce qui concerne les listes d’agents promouvables mentionnés aux points 3) et 4) , la commission rappelle, d'une part, que le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées, ni d'élaborer un document nouveau en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Ministre d'État, Ministre de l’éducation nationale, n° 128797 ; CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection, n° 152393). En revanche, la commission considère de manière constante que sont des documents administratifs existants au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, ceux qui sont susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. Il résulte en effet de la décision du Conseil d’État du 13 novembre 2020, n° 432832, publié aux Tables, que constituent des documents administratifs au sens de ces dispositions les documents qui peuvent être établis par extraction des bases de données dont l’administration dispose, si cela ne fait pas peser sur elle une charge de travail déraisonnable, laquelle doit être interprétée de façon objective. La commission précise, à ce titre, que les informations demandées doivent pouvoir être obtenues par un traitement automatisé de données, sans retraitements successifs, en particulier par des interventions manuelles. Elle estime également que, lorsque les informations sollicitées doivent, pour être extraites d'un fichier informatique, faire l'objet de requêtes informatiques complexes ou d'une succession de requêtes particulières qui diffèrent de l'usage courant pour lequel le fichier informatique dans lequel elles sont contenues a été créé, l'ensemble des informations sollicitées ne peut alors être regardé comme constituant un document administratif existant (avis n° 20222817, 20222850 et 20222936 du 23 juin 2022). Une demande portant sur la communication d'un tel ensemble d'informations doit dès lors être regardée comme tendant à la constitution d'un nouveau document (Conseil n° 20133264 du 10 octobre 2013) et, par suite, être déclarée irrecevable. La commission considère, d'autre part, que les listes des agents promouvables, c'est-à-dire remplissant les conditions réglementaires pour être promus, ainsi que celles des agents ayant obtenus une promotion, sont communicables, dès lors qu'elles ne comportent aucune notation, appréciation, ou avis sur les différents agents et leur manière de servir ni aucune information relative à la vie privée (telle la date de naissance). Elle précise que le grade et l’échelon des agents, leur matricule, ainsi que les dates d'ancienneté dans le corps ou l’échelon, et la date de recrutement, ne sont pas couverts par ces secrets et sont librement communicables à toute personne en faisant la demande. En l'espèce, la commission estime que les listes d’agents promouvables telles que soumis aux CAP sont communicables à toute personne qui en fait la demande, après occultation le cas échéant des seules mentions couvertes par le secret de la vie privée et de celles relatives à l’’appréciation du mérite des agents. La commission prend note en l’espèce que le président de la Métropole de Lyon a indiqué ne pas être en mesure de répondre favorablement à la demande dans le délai imparti, compte tenu des occultations qui seraient à opérer. Elle considère toutefois qu’il n’est pas pour autant établi que la demande de communication induirait une charge de travail déraisonnable pour les services de la métropole. Par suite, la commission émet un avis favorable à la communication des listes sollicitées aux points 3) et 4), sous les réserves qui précédent.