Avis 20233735 Séance du 20/07/2023

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 8 juin 2023, à la suite du refus opposé par le maire d'Angers à sa demande de communication d'une copie des documents suivants : 1) les notes de frais de déplacements du maire (ainsi que les reçus afférents), sur la période courant de juin 2020 à aujourd'hui ; 2) les notes de frais de restauration du maire (ainsi que les reçus afférents), sur la période courant de juin 2020 à aujourd'hui ; 3) les notes de frais de représentation du maire (ainsi que les reçus afférents), sur la période courant de juin 2020 à aujourd'hui. La commission relève, à titre liminaire, que la présente demande s’inscrit dans le cadre d’une série de demandes au sens du deuxième alinéa de l'article L342-1 du code des relations entre le public et l'administration, portant sur des documents de même nature et ayant le même objet, adressées par le même demandeur à vingt communes. En application des dispositions de l'article précité et du sixième alinéa de l’article R343-3-1 du code des relations entre le public et l’administration, la commission ne peut être saisie que d'un refus de communication opposé au demandeur, cette saisine valant recours administratif préalable obligatoire pour chacune des demandes correctement identifiées ayant fait l'objet d'un refus de communication et pour laquelle il a été satisfait à la condition d'information de l'administration concernée prévue par le troisième alinéa de l'article L342-1, et elle n'émet qu'un avis. L'avis ainsi émis dégage les principes de communication communs aux documents demandés et s'applique à l’ensemble des demandes rattachées à cette série. En premier lieu, la commission rappelle qu’une demande de communication de documents administratifs qui lui est adressée est déclarée sans objet lorsque l'autorité saisie communique spontanément le document demandé postérieurement à l’enregistrement de la demande ou lorsqu'il résulte des indications fournies par cette autorité que le document demandé n'a jamais existé, a été détruit ou a été égaré. Elle précise également, à toutes fins utiles, que le refus de communication n’est pas établi et la demande d’avis est déclarée irrecevable, lorsque l’administration saisie d’une demande de communication, communique spontanément dans les délais qui lui sont impartis le document demandé au demandeur. La commission rappelle, en second lieu, qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. La commission prend en revanche acte de la décision du 8 février 2023, n° 452521, par laquelle le Conseil d’État a jugé que le droit de communication qu’instituent ces dispositions ne s’étend pas aux pièces justificatives des opérations et documents de comptabilité qu’il appartient à l’ordonnateur et au comptable public de conserver, en vertu des dispositions de l’article 52 du décret du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (avis n° 20230165 du 9 mars 2023). La commission en déduit que les reçus, justificatifs, devis, factures et notes de frais de séjour, frais de représentation, frais de déplacement, frais de carburant, frais de péage et frais de restauration des agents publics ou des élus locaux sont des pièces justificatives de dépenses qui constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande dans les conditions et sous les réserves prévues par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. La commission relève également que, sur le fondement de ces dispositions, la communication des notes de frais et des reçus des déplacements, des notes de frais de restauration ainsi que des reçus des autres frais de représentation engagés qui ont trait à l’activité d’un élu local dans le cadre de son mandat ou d'un agent public dans le cadre de ses fonctions, ne saurait être regardée comme mettant en cause la vie privée de ces personnes. Elle précise que la communication des mentions faisant le cas échéant apparaître l’identité et les fonctions des personnes invitées ne porte pas davantage atteinte, par principe, à la protection de la vie privée de ces autres personnes. Il appartient à l’autorité administrative d’apprécier, au cas par cas, à la date à laquelle elle se prononce sur une demande de communication, si, eu égard à certaines circonstances particulières tenant au contexte de l’événement auquel un document se rapporte, la communication de ces dernières informations ou celle du motif de la dépense serait de nature, par exception, à porter atteinte aux secrets et intérêts protégés par les articles L311-5 et L311-6 précités, justifiant alors leur occultation (CE, 8 février 2023, n° 452521). La commission précise enfin que si le prix global d'une prestation apparaissant sur une facture est communicable à toute personne qui en fait la demande sur le fondement des dispositions précitées, il en va autrement du détail des prix unitaires, qui est susceptible, en soi, de refléter la stratégie commerciale d’une entreprise opérant dans un secteur d’activité déterminé, et doit donc être occulté avant toute communication pour préserver le secret des affaires (avis n° 20221246 et n° 20221455 du 21 avril 2022). La commission émet donc, sous ces réserves, un avis favorable à la demande.