Avis 20233599 Séance du 20/07/2023

Madame X, pour le conseil de la vie sociale de Neuville-sur-Saône, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 12 juin 2023, à la suite du refus opposé par le directeur de l'hôpital intercommunal gériatrique de Neuville et Fontaines-sur-Saône à sa demande de communication d’une copie du rapport d'expertise auquel elle a contribué en qualité de membre du Conseil de la vie sociale (CVS). La commission rappelle que les rapports d'audit et autres diagnostics demandés par une personne publique ou une personne privée chargée d’une mission de service public, dans le cadre de l’exercice de cette mission, revêtent le caractère de documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve, d’une part, qu’ils soient achevés, c'est-à-dire en l'espèce qu’ils aient été remis à leur commanditaire et, d’autre part, qu'ils soient dépourvus de caractère préparatoire. Elle précise que de tels rapports ne peuvent revêtir un caractère préparatoire, au sens des dispositions du livre III du code précité, que lorsqu'ils sont destinés à éclairer l'autorité administrative en vue de prendre une décision administrative déterminée et que cette décision n’est pas encore intervenue, ou que l’autorité administrative n’a pas manifestement renoncé à la prendre. Dans un tel cas, le caractère préparatoire d’un rapport s’oppose en principe à la communication immédiate de l’ensemble de son contenu, à moins, toutefois, que les éléments de ce rapport préparant une décision ultérieure ne soient divisibles de ses autres développements. Cette communication ne peut, enfin, intervenir que sous réserve de l’occultation ou de la disjonction des passages qui porteraient atteinte à l’un des intérêts protégés par les L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le directeur de l'hôpital intercommunal gériatrique de Neuville et Fontaines-sur-Saône a informé la commission que la demande ne peut pas être satisfaite dans la mesure où aucune expertise n'a été réalisée au sein de l'établissement. La commission en prend note mais comprend des informations portées à sa connaissance qu'un rapport d'expertise a été réalisé en externe. Elle rappelle qu'aux termes de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration, une autorité administrative saisie d’une demande de communication de documents qu’elle ne détient pas est tenue de transmettre cette demande à l’administration susceptible de les détenir. La commission émet, dès lors, un avis favorable à la communication du document sollicité sous les réserves précitées et invite le directeur de l'hôpital intercommunal gériatrique de Neuville et Fontaines-sur-Saône à transmettre la demande de Madame X, accompagnée du présent avis, à l'autorité susceptible de détenir ce rapport, et à en aviser la demanderesse.