Avis 20232759 Séance du 22/06/2023

Maître X, conseil de l'association « X », a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 2 mai 2023, à la suite du refus opposé par le maire de Calais à sa demande de copie du dossier portant sur le local de l'association « X », titulaire d'un bail professionnel, situé X à Calais, retenu par les services d'urbanisme, notamment les documents portant sur les autorisations liées à la police des établissements recevant du public auparavant accordées. En l'absence de réponse du maire de Calais à la date de sa séance, la commission estime que ces documents administratifs sont communicables à l'association « X », qui dispose de la qualité de personne intéressée au sens de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, ou à son conseil, sous réserve qu'ils ne revêtent pas un caractère préparatoire, ce qui ne semble pas être le cas. La commission déduit par ailleurs des informations portées à sa connaissance que la demande porte sur les modalités de communication, Maître X ayant sollicité une copie et l’administration lui ayant proposé de consulter sur place les documents demandés. La commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. En application de ces principes, la commission émet un avis favorable à la demande et invite le maire de Calais à procéder à la communication des documents demandés par courrier électronique si ceux-ci sont disponibles sous ce format, ou à défaut, par copie, dans les conditions rappelées ci-dessus.