Avis 20232517 Séance du 01/06/2023

Maître X, conseil de X, a saisi la Commission d’accès aux documents administratifs, par un courrier enregistré à son secrétariat le 26 avril 2023, à la suite du refus opposé par la principale du collège Georges Charpak de Gex à sa demande de communication d’une copie par courrier électronique des documents suivants, concernant les difficultés rencontrées par la fille mineure de sa cliente : 1) le nombre de programmes personnalisés de réussite éducative (PPRE) et de plans d'accompagnement personnalisés (PAP) mis en place dans cet établissement et les moyens humains et financiers affectés à ceux-ci ; 2) le relevé des absences des professeurs concernant la classe de X, sa fille, et pour cet établissement en son entier. En l'absence de réponse de la principale du collège à la date de sa séance, la commission rappelle, à titre liminaire, que le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées, ni d'élaborer un document nouveau en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Ministre d'État, Ministre de l’éducation nationale, n° 128797 ; CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection, n° 152393). Elle considère en revanche de manière constante que sont des documents administratifs existants au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, ceux qui sont susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. Il résulte en effet de la décision du Conseil d’État du 13 novembre 2020, n° 432832, que constituent des documents administratifs, au sens de ces dispositions, les documents qui peuvent être établis par extraction des bases de données dont l’administration dispose, si cela ne fait pas peser sur elle une charge de travail déraisonnable, laquelle doit être interprétée de façon objective. La commission souligne, à ce titre, que les informations demandées doivent pouvoir être obtenues par un traitement automatisé de données, sans retraitements successifs, en particulier par des interventions manuelles. Elle estime également que, lorsque les informations sollicitées doivent, pour être extraites d'un fichier informatique, faire l'objet de requêtes informatiques complexes ou d'une succession de requêtes particulières qui diffèrent de l'usage courant pour lequel le fichier informatique dans lequel elles sont contenues a été créé, l'ensemble des informations sollicitées ne peut alors être regardé comme constituant un document administratif existant (avis n° 20222817, 20222850 et 20222936 du 23 juin 2022). Une demande portant sur la communication d'un tel ensemble d'informations doit dès lors être regardée comme tendant à la constitution d'un nouveau document (conseil n° 20133264 du 10 octobre 2013) et, par suite, être déclarée irrecevable En premier lieu, la commission estime que le document recensant les PPRE et PAP mis en place dans l'établissement scolaire, s'il existe en l'état ou est susceptible d'être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant au sens des principes qui viennent d'être rappelés, est communicable à toute personne qui en fait la demande. Elle émet donc un avis favorable, sous cette réserve. En second lieu, la commission estime que le relevé annuel de présence et d'absence des enseignants assurant les cours dans un établissement scolaire est un document administratif communicable. Elle rappelle cependant que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Si elle admet que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant, telles que leur adresse administrative, puissent être communiquées, la protection du secret de la vie privée par les dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration impose que ces aménagements soient limités à ce qui est strictement nécessaire à l'information légitime des administrés. La commission en déduit qu'un relevé annuel est communicable à toute personne qui en fait la demande et notamment à un parent d'élève, sous réserve de l'occultation préalable des mentions pouvant porter atteinte à l'un des intérêts ou secrets protégés par l'article L311-6 du même code, notamment la vie privée. Les noms des enseignants concernés et les motifs d'absence doivent dès lors être occultés. Elle émet donc un avis favorable à la communication du relevé mentionné au point 2), s'il existe ou est susceptible d'être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant, sous la réserve de ces occultations.