Avis 20232512 Séance du 01/06/2023

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 26 avril 2023, à la suite du refus opposé par le maire de Savigny-sur-Orge à sa demande de communication, sous le format électronique et par publication sur le site internet de la commune, des enregistrements audio et vidéo des séances du conseil Municipal du 15 février 2023 et du 30 mars 2023. En l'absence de réponse du maire de Savigny-sur-Orge à la date de sa séance, la commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. La commission rappelle, en premier lieu, qu'un document préparatoire est exclu du droit d'accès prévu par le titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l’administration aussi longtemps que la décision administrative qu'il prépare n'est pas intervenue ou que l'administration n'y a pas manifestement renoncé, à l'expiration d'un délai raisonnable. S'agissant des enregistrements vidéo ou audio des séances du conseil municipal réalisés, notamment, pour faciliter l'édiction du procès-verbal de ces séances, il y a lieu de considérer que ceux-ci perdent leur caractère préparatoire dès lors que le procès-verbal de la séance en cause a été adopté. La commission rappelle, en second lieu, que selon les dispositions de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration, « sont considérés comme documents administratifs, au sens des titres Ier, III et IV du présent livre, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions, codes sources et décisions ». Sur ce fondement, la commission considère que les enregistrements audio et vidéos, produits ou reçus par l’administration dans le cadre de ses missions de service public constituent des documents administratifs soumis au droit d’accès régi par le livre III du code des relations entre le public et l'administration. En ce qui concerne les élus, la commission estime que, s’exprimant en cette qualité, la protection de leur vie privée ne saurait faire obstacle à la communication des enregistrements dans lesquels ils apparaissent lorsqu’est filmée la séance d'une instance publique, tel que le conseil municipal, à laquelle ils participent. La commission émet donc un avis favorable à la demande, sous réserve que les enregistrements réalisés aient perdu leur caractère préparatoire. Elle précise, à toutes fins utiles, que s'inspirant de la solution dégagée par le Conseil d’État dans sa décision du 17 mars 2022, n° 452034, la commission estime que l’administration, dès lors qu'elle a été saisie d'une demande de communication d'un document administratif qui existe à la date de sa saisine, ne peut en aucun cas procéder à la destruction délibérée de ce document avant l’expiration des délais dont dispose le demandeur pour saisir la Commission d'accès aux documents administratifs. Lorsque le demandeur a effectivement exercé ce recours préalable obligatoire, la commission considère que l’administration ne peut davantage procéder à la destruction délibérée du document avant l’expiration des délais dont dispose le demandeur pour saisir le juge administratif, ni lorsque ce dernier a été saisi, avant l’intervention d’une décision juridictionnelle définitive. La circonstance que la réglementation n’imposerait pas à l’administration de conserver certains documents est, à cet égard, sans incidence. Si l’administration saisie procède à la destruction d'un document avant l'expiration de ces délais, elle est tenue d'accomplir toutes les diligences nécessaires pour le reconstituer, sous réserve d’une charge de travail manifestement disproportionnée, sans préjudice de l'engagement de sa responsabilité.