Avis 20232508 Séance du 01/06/2023

Madame X, pour X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 2 mai 2023, à la suite du refus opposé par le directeur du centre hospitalier Le Secq de Crépy à sa demande de communication de la liste des agents promouvables au 1er janvier 2022 et au 1er janvier 2023, comprenant l'échelon et les dates de nomination dans le corps, d'ancienneté dans l'échelon, d'ancienneté dans le corps, de naissance, d'entrée dans l'établissement. La commission précise, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents. En l’absence de réponse du directeur du centre hospitalier Le Secq de Crépy à la date de sa séance, la commission rappelle, d'une part, que le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées, ni d'élaborer un document nouveau en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Ministre d'État, Ministre de l’éducation nationale, n° 128797 ; CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection, n° 152393). Elle considère en revanche de manière constante que sont des documents administratifs existants au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, ceux qui sont susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. Il résulte en effet de la décision du Conseil d’État du 13 novembre 2020, n° 432832, que constituent des documents administratifs, au sens de ces dispositions, les documents qui peuvent être établis par extraction des bases de données dont l’administration dispose, si cela ne fait pas peser sur elle une charge de travail déraisonnable, laquelle doit être interprétée de façon objective. La commission considère, d'autre part, que les listes des agents promouvables, c'est-à-dire remplissant les conditions réglementaires pour être promus, ainsi que celles des agents ayant obtenus une promotion, sont communicables, dès lors qu'elles ne comportent aucune notation, appréciation, ou avis sur les différents agents et leur manière de servir ni aucune information relative à la vie privée (telle la date de naissance). Elle précise que le grade et l’échelon des agents, ainsi que les dates d'ancienneté dans le corps ou l’échelon, et la date de recrutement, ne sont pas couverts par ces secrets et sont librement communicables à toute personne en faisant la demande. En l'espèce, la commission prend note des éléments fournis par la demanderesse à l’appui de sa demande, faisant apparaître que le directeur du centre hospitalier Le Secq de Crépy a précédemment communiqué à Madame X une liste comprenant le nom des agents promouvables au 1er janvier 2022. Elle constate cependant que ce document ne répond pas à la demande dont elle est aujourd'hui saisie, tendant à la communication des listes d'agents promouvables à cette date et à celle du 1er janvier 2023, comportant l'échelon et les dates de nomination dans le corps, d'ancienneté dans l'échelon, d'ancienneté dans le corps, de naissance et d'entrée dans l'établissement. La commission émet par suite un avis favorable à la communication des listes sollicitées, sous réserve de l'occultation de toute mention relevant d'un secret protégé en vertu de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, et à la condition que ces listes existent en l'état ou soient susceptibles d'être obtenues par un traitement automatisé d'usage courant.