Avis 20232401 Séance du 01/06/2023

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 24 avril 2023, à la suite du refus opposé par le maire de Beaupont à sa demande de communication, par courrier électronique, de la copie de l'acte de décès de Monsieur X en date du X à Beaupont, au lieu de la consultation en mairie comme proposé. La commission estime tout d'abord que les actes d’état civil sollicités sont librement communicables à toute personne qui en fait la demande dès lors qu’ils ont plus de soixante-quinze ans, conformément au e) du 4° du I de l’article L213-2 du code du patrimoine. Ensuite, la commission rappelle que selon l’article L213-1 du code du patrimoine, l'accès aux archives publiques se fait « dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration ». Cet article instaure le principe du libre choix par le demandeur des formes dans lesquelles s'effectue la communication. Ce principe souffre cependant plusieurs tempéraments destinés à concilier le droit d'accès avec le bon fonctionnement du service public et la bonne conservation des documents d'archives qui, en général, ne doivent pas être photocopiés. Ainsi, le droit d'accès s'exerce-t-il dans la limite des possibilités techniques de l'administration conservant les documents ainsi que dans la limite des manipulations et techniques de reproduction compatibles avec leur conservation. En effet, si le demandeur ne souhaite pas bénéficier d'une communication gratuite sur place, la reproduction, aux frais du demandeur, doit être envisagée. Si la photocopie doit être écartée afin de préserver un original fragile, la reproduction peut prendre une autre forme, notamment celle d'une photographie, à condition que celle-ci ne soit pas, elle aussi, de nature à fragiliser le document original. Le caractère envisageable de la reproduction photographique ou de tout autre mode de reproduction doit être laissé à l'appréciation des personnels scientifiques et techniques responsables de la conservation des fonds. La tarification doit être conforme à l’article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration. En l’espèce, en l'absence de réponse du maire de Beaupont à la date de sa séance, la commission émet un avis favorable à la communication à Madame X d'une copie de l'acte de décès qu'elle a sollicitée. Dans l'hypothèse où une photocopie serait susceptible de nuire à la bonne conservation de l'original, elle invite le maire à y procéder par tout moyen, dans les conditions qui viennent d’être rappelées, et le cas échéant, au moyen d’une transcription manuelle complète de l’acte.