Avis 20231684 Séance du 11/05/2023

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 20 mars 2023, à la suite du refus opposé par le maire de Villiers-Adam à sa demande de communication des documents suivants : 1) les documents en rapport avec des procès intentés par la commune ainsi que ceux assignés contre elle depuis mars 2020, à savoir : a) les amendes payées ; b) les frais d'huissier ; c) toutes dépenses en rapport avec ces affaires ; 2) tous les devis, factures, subventions demandées ou reçues, concernant le café associatif ; 3) les dossiers traités au cours de l'année 2022 concernant la citoyenneté et la correspondance défense ; 4) tous les devis, factures, subventions demandées ou reçues, concernant l'espace coworking ; 5) les CV des nouveaux employé(e)s municipaux ; 6) la copie du jugement du 19 janvier 2023 concernant l'affaire X/commune Villiers-Adam ; 7) les factures 2022 concernant le fleurissement de la commune ; 8) l'ensemble des comptes-rendus des procès concernant la commune depuis 2008 (jugements, délibérés, amendes, frais annexes) ; 9) la liste précise des équipements de sécurité pour les employés du service technique (vestes, gants, pantalons, masques, lunettes de protection, casques...) ; 10) les certificats pour pouvoir utiliser les différents outils (tronçonneuse, tracteur...). Après avoir pris connaissance de la réponse du maire de Villiers-Adam à la demande qui lui a été adressée, la commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. Pour ce qui concerne, en premier lieu, les documents mentionnés aux points 1), 6) et 8) de la demande, la commission rappelle, d’une part, que revêtent un caractère juridictionnel et non administratif les documents produits ou reçus dans le cadre et pour les besoins d’une procédure juridictionnelle, qu'elle soit de nature civile, pénale ou commerciale. Il en va ainsi, notamment, des jugements, ordonnances, décisions ou arrêts rendus par les juridictions de l'ordre judiciaire ou administratif. C'est aussi le cas, plus largement, de toutes les pièces établies pour les besoins et au cours d'une procédure juridictionnelle, concourant à l'instruction des affaires ou à la formation des jugements, telles que les dossiers d'instruction, ou les procès-verbaux de constat ou d'audition. La commission ne peut dès lors que se déclarer incompétente pour se prononcer sur la demande de communication du jugement mentionné au point 6) et des amendes mentionnées au point 1) a), le maire de Villiers-Adam ayant au surplus indiqué qu’il n’existait aucune amende. Elle émet par ailleurs un avis défavorable à la communication des documents mentionnés aux points 1) c) et 8) qui sont couverts par le secret des correspondances entre l’avocat et son client. Pour ce qui concerne, en deuxième lieu, la demande mentionnée au point 3), la commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées, ni d'élaborer un document nouveau en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Ministre d'État, Ministre de l’éducation nationale, n° 128797 ; CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection, n° 152393). Elle estime, ainsi que l’a fait valoir le maire de Villiers-Adam, que la demande tendant à la communication « des dossiers traités au cours de l’année 2022 concernant la citoyenneté et la correspondance défense » est formulée de manière trop imprécise pour permettre à l’autorité saisie d’identifier les documents sollicités. Elle déclare en conséquence la demande d’avis irrecevable sur ce point. Pour ce qui concerne en troisième lieu les documents mentionnés aux points 9) et 10) de la demande, le maire de Villiers-Adam a informé la commission que les matériels communaux ne nécessitaient pas la détention de certificat de capacité et qu’il n’existait pas de liste des équipements de protection individuelle. La commission ne peut que constater que la demande est sans objet sur ces points. Pour ce qui concerne en quatrième lieu les documents mentionnés au point 5), la commission rappelle que la vie privée des agents publics doit bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens, elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative, des arrêtés de nomination et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle individuelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés…) ou révélant une appréciation portée sur eux (éléments de rémunération qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale ou de l'appréciation portée sur la façon de servir) ne sont pas communicables à des tiers en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Elle estime par suite que les CV des nouveaux employés municipaux sont entièrement couvert par le secret de la vie privée protégé par l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. La commission émet dès lors un avis défavorable sur ce point de la demande. En dernier lieu, la commission estime que le surplus de la demande porte sur des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande en vertu de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, après occultation des éventuelles mentions relevant de l’un des secrets protégés par les articles L311-5 et L311-6 de ce code, en particulier le secret de la vie privée et le secret des affaires pour ce qui concerne les factures. Elle précise que la circonstance que le café associatif et l’espace coworking seraient des projets « non définitifs » de la commune ne fait pas obstacle à la communication des documents se rapportant à ces projets qui ne revêtiraient pas de caractère préparatoire. La commission émet donc un avis favorable au surplus de la demande de communication, sous ces réserves.