Avis 20231550 Séance du 20/04/2023

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, en sa qualité de conseiller municipal, par courrier enregistré à son secrétariat le 17 mars 2023, à la suite du refus opposé par le maire de Magnanville à sa demande de copie, en sa qualité de conseiller municipal, par courrier électronique, des documents suivants : 1) le carnet de bord des véhicules listés dans la réponse à sa demande du 25 janvier 2023 ; 2) les relevés de carte de carburant des mêmes véhicules ; 3) la liste électorale en cours de validité. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. La commission rappelle ensuite qu'en application de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration, « sont considérés comme documents administratifs, au sens des titres Ier, III et IV du présent livre, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions, codes sources et décisions. » S'agissant du point 3) de la demande, le maire de Magnanville a informé la commission que la liste électorale avait été communiquée au demandeur, ce que ce dernier a par ailleurs confirmé. La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d'avis sur ce point. La commission estime que les documents sollicités aux points 1) et 2), qui concernent des véhicules de service, sont des documents administratifs et qu'ils sont communicables à toute personne qui en fait la demande, sous réserve de l'occultation préalable des éventuelles mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée des utilisateurs des véhicules (notamment leur adresse personnelle), en application des articles L311-1 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Magnanville a informé la commission que la duplication des carnets de bord était impossible et que ces documents pouvaient être consultés en mairie. La commission relève toutefois qu'aucun motif interdisant la duplication de ces documents n'est avancé par la commune. A cet égard, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Elle indique, en outre, que ces dispositions ne font toutefois pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. Par ailleurs, s'agissant des documents mentionnés au point 2), le maire de Magnanville a informé la commission que le contrôle des relevés de cartes de carburant incombait à un contrôleur de gestion. La commission en prend note, mais constate que la commune n'a pas pour autant indiqué ne pas être en possession des documents. Enfin, le maire de Magnanville a indiqué à la commission que les demandes de Monsieur X, notamment par leur fréquence, avaient pour motivation de dénigrer l'action de l'équipe municipale majoritaire. La commission souligne cependant qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. En l'espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que cette demande présenterait un caractère abusif. Elle émet donc, sous la réserve précitée tenant au secret de la vie privée, un avis favorable aux points 1) et 2) de la demande.