Avis 20231408 Séance du 20/04/2023

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 13 mars 2023, à la suite du refus opposé par le ministre des armées à sa demande de communication d'une copie de son acte de notoriété, référence X mentionné dans son livret militaire individuel, et conservé sous la cote suivante - identification défense- X. En l'absence de réponse du ministre des armées à la date de sa séance, la commission rappelle que le droit de communication prévu à l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration ne s'applique qu'à des documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. En revanche, et sous cette dernière réserve, cette loi ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, n° 56543, recueil page 267), ou d'établir un document en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, n° 128797 et CE, 22 mai 1995, n° 152393). En l'espèce, en l'état des informations portées à sa connaissance, la commission estime que le document administratif demandé référencé 800 /MAJ / EFF/ PCS du 5 février 1962, dont aucun élément ne permet de considérer qu'il s'agit d'un acte de notoriété, s'il n'a pas été détruit et s'il est en possession de l'administration, est communicable à l'intéressé, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc sous ces réserves un avis favorable. Elle relève que le centre des archives du personnel militaire a informé Monsieur X le 3 janvier 2023 qu'il ne détenait pas ce type de documents. Elle rappelle, à toutes fins utiles, qu'en application du sixième alinéa de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration, lorsqu'une administration au sens de l'article L300-2 du code précité est saisie d'une demande de communication portant sur un document administratif qu'elle ne détient pas mais qui est détenu par une autre administration, elle la transmet à cette dernière et en avise le demandeur.