Avis 20231400 Séance du 20/04/2023

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 13 mars 2023, à la suite du refus opposé par le ministre des armées à sa demande de communication de la copie des documents suivants, relatifs au communiqué de presse concernant l'inauguration des plaques au « Tata » de Chasselay le 27 janvier 2022 : 1) tout échange de courriers ou de mails relatifs à la proposition de rédaction du libellé du communiqué de presse (note aux rédactions) daté du 26 janvier 2022 ainsi que sa validation ; 2) tout échange de courriers ou de mails entre Monsieur X et le ministère quant à « l'erreur » constatée sur le communiqué de presse après sa diffusion. En l'absence de réponse, à la date de sa séance, du ministre des armées, la commission rappelle, à titre liminaire, qu'aux termes de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration : « Sont considérés comme documents administratifs, (…), quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d’une telle mission ». Elle considère que tout ensemble cohérent d’informations, quels que soient sa forme et son support, répond à la définition d’un document administratif au sens de ces dispositions. En application de ces principes, la commission estime que les courriers et les courriers électroniques détenus ou reçus par les agents publics sur leurs terminaux professionnels, constituent, ainsi qu'elle l'a rappelé dans son avis n° 20184184 du 6 décembre 2018, des documents administratifs au sens de ces dispositions. La commission estime que ces documents sont communicables à toute personne qui en fait la demande sur le fondement du droit d’accès aux documents administratifs régi par le titre III du code des relations entre le public et l’administration, s'ils sont en possession de l’administration et sont susceptibles de faire l’objet d’une extraction par un traitement automatisé d'usage courant. Cette communication ne peut par ailleurs intervenir que sous réserve de l'occultation des secrets protégés. En l'espèce et en l'état des informations portées à sa connaissance, la commission estime que les documents sollicités, s'ils existent et si l’administration est en mesure de les identifier, sont communicables à la demanderesse, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve de l'occultation des mentions couvertes par le secret de la vie privée, en application de l'article L311-6 du code précité. Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable à la demande.