Avis 20230898 Séance du 20/04/2023

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 3 mars 2023, à la suite du refus opposé par le maire de Sauvigny-les-Bois à sa demande de communication, en sa qualité de conseiller municipal, des décisions d’attribution de délégations et des fiches d'indemnités des conseillères déléguées. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. La commission estime que les décisions d'attributions des délégations sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. La commission émet donc un avis favorable sur ce point. S'agissant du surplus, la commission rappelle, comme elle l'a fait dans son avis n° 20190371, du 28 février 2019, que les dispositions des articles L2123-20 et suivants du code général des collectivités territoriales fixent les conditions dans lesquelles le maire, les adjoints et les conseillers municipaux peuvent percevoir une indemnité de fonction. Aux termes de l’article L2123-21 de ce code, cette indemnité est versée pour l’exercice effectif de ces fonctions et peut, le cas échéant, être modulée selon la participation effective des élus aux instances représentatives de la collectivité. La commission rappelle que la vie privée des élus doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. De même, en principe, les documents faisant apparaître le comportement d'une personne physique nommément désignée ou aisément identifiable, dont la divulgation pourrait lui porter préjudice, n'est communicable qu'à cette personne, conformément aux dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. La commission considère toutefois que les fonctions et le statut des élus justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. A ce titre, les bulletins des indemnités versées aux élus locaux sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en vertu de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, lorsqu’elles sont fixées de façon forfaitaire et objective mais également lorsqu’elles tiennent compte de l’activité réelle des élus. La commission estime en effet que les dispositions de l’article L311-6 ne font pas obstacle à une telle communication, eu égard à l’intérêt de l’information du public sur le degré d’implication de ces élus aux instances participatives de la collectivité à laquelle ils appartiennent. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des élus (date de naissance, adresse personnelle, coordonnées bancaires…) ne sont pas communicables à des tiers en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Sauvigny-les-Bois a informé la commission que les décisions d’attribution de délégations sollicitées pouvaient être consultés dans ses locaux. La commission en prend note mais comprend toutefois des pièces du dossier que le demandeur souhaite obtenir une copie de ces documents. Elle rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Elle indique, en outre, que ces dispositions ne font toutefois pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. En application de ces principes et à condition que les documents existent sous format dématérialisé, la commission émet un avis favorable à leur communication par courrier électronique. A défaut, l'administration serait fondée à lui proposer, soit une consultation sur place, soit une copie sur papier, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance de Monsieur X. Elle émet ainsi, sous ces réserves, un avis favorable à la demande.