Avis 20230778 Séance du 30/03/2023

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 10 février 2023, à la suite du refus opposé par le maire d'Antibes-Juan-les-Pins à sa demande de communication d'une copie des documents suivants à un tarif conforme aux dispositions de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l'administration, la mairie imposant le recours à un prestataire extérieur facturant les photocopies à un tarif unitaire de plus de 30 centimes la page : 1) les permis de construire de la ZAC Marenda Lacan située à Antibes ; 2) leurs annexes ; 3) les éventuels permis de construire rectificatifs. La commission, qui a pris connaissance de la réponse exprimée par le maire d'Antibes-Juan-les-Pins, observe que la demande ne porte pas sur le principe de la communication des documents demandés mais sur les modalités de celle-ci. Elle rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001 relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d'un document administratif. Selon l’article 1er de l’arrêté précité : « Le montant des frais mis à la charge de la personne qui demande la reproduction d'un document administratif est fixé par l'autorité administrative qui assure la délivrance de la copie selon les modalités de calcul définies à l'article 2 du décret du 6 juin 2001 susvisé. » Selon l’article 2 du même article : « Lorsque les copies de documents sont délivrées sur les supports papier et électronique cités ci-dessous, les frais mentionnés à l'article 2 du décret du 6 juin 2001 susvisé, autres que le coût d'envoi postal, ne peuvent excéder les montants suivants :/0,18 € par page de format A 4 en impression noir et blanc ;/1,83 € pour une disquette ;/2,75 € pour un cédérom. ». Lorsque l’administration est tenue d’externaliser la prestation en raison de ses propres contraintes techniques, la commission considère que le barème fixé par l’arrêté précité ne s’applique pas, cet arrêté ne s’appliquant que pour autant que la reproduction des documents est effectuée par l’administration elle-même, l’administration est alors fondée à facturer le prix exact de la reproduction, par le prestataire, des pièces en cause. Un devis, permettant au demandeur de connaître le détail de la prestation, doit cependant lui être préalablement soumis pour qu’il décide d’y donner suite, s’il y a lieu. L’absence de devis préalable ou d’indications suffisantes de ce devis justifiant le montant réclamé pour réaliser les copies, ou encore la présentation d’un devis dont le montant serait manifestement excessif, sont assimilables à un refus de communication de la part de l’administration qui a été saisie. En cas de recours à un prestataire extérieur et d'acceptation par le demandeur après soumission du devis, il appartient à l'administration de faire exécuter les travaux en exigeant, si elle le souhaite, le règlement préalable des frais de reproduction (avis n° 20071101 du 22 mars 2007). La commission, qui a pris note des deux devis adressés au demandeur par la mairie, constate que les tarifs de l'ordre de 782 euros ou 878 euros proposés par les deux prestataires externes, pour la reproduction papier de 1344 pages en format A4 ou A3 ainsi que de plans, et de 676 euros ou 689 euros pour leur reproduction numérique, tient compte du matériel utilisé pour la reproduction des documents ainsi que de la diversité des formats et des couleurs de ces derniers. Elle estime, au vu des éléments dont elle dispose, que ces modalités de tarification ne présentent pas un caractère manifestement excessif et sont conformes aux dispositions et principes précédemment exposés. Elle émet, en conséquence, un avis défavorable à la délivrance des documents sollicités à un tarif moindre.