Avis 202307703 Séance du 25/01/2024

Madame X, pour X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 décembre 2023, à la suite du refus opposé par le recteur de l'académie de Paris à sa demande de communication des documents suivants : 1) le barème et l'ancienneté des agents administratifs toutes catégories confondues (A, B et C) ayant obtenu un avis très favorable concernant les tableaux d'avancement et listes d'aptitude durant les trois dernières années ; 2) le nombre de comptes rendus d'entretien professionnel (CREPS) lors du groupe de travail ayant rendu en juillet 2023 un avis quant aux promotions d'attachés et d’attachés principaux de l'académie de Paris à la hors-classe. En l'absence de réponse exprimée par le recteur de l'académie de Paris à la date de sa séance, la commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents. La commission rappelle ensuite qu'elle a pour mission de veiller à l'application des dispositions du livre III du code des relations entre le public et l'administration qui garantissent à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, et qu'en revanche, elle n'est pas compétente pour se prononcer sur le refus opposé par une autorité administrative à une demande de renseignement qui lui aurait été adressée. En l'espèce, la commission estime que le point 2) doit s'analyser comme une demande de renseignement. Elle se déclare donc, sur ce point, incompétente. S'agissant du point 1), la commission rappelle, en premier lieu, que le livre III du code des relations entre le public et l’administration n’a ni pour objet, ni pour effet, de contraindre l’administration à établir un document nouveau en vue de satisfaire une demande, en particulier lorsque celle-ci tend à l’élaboration ou à la motivation d’une décision administrative, sauf si le document, qui n'existe pas en l'état, peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant. En deuxième lieu, la commission rappelle qu'elle considère de manière constante que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Les fonctions et le statut de ces personnels justifient toutefois que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de l’affectation et du grade des agents. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents ou révélant une appréciation portée sur eux ne sont pas communicables à des tiers en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. En matière d'avancement, la commission considère que les listes des agents promouvables, c'est-à-dire remplissant les conditions réglementaires pour être promus, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve qu'elles ne comportent aucune notation, appréciation, ou avis sur les différents agents et leur manière de servir, ni aucune information relative à la vie privée. Ces listes sont différentes de celles des agents proposés par leur administration à la promotion. Dans l'hypothèse où la promotion se fait exclusivement à l'ancienneté, ces listes sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code, dès lors qu'il s'agit d'agents de droit public. Cette communication doit toutefois s'effectuer sous réserve de l'occultation préalable d'éventuelles mentions relevant de la vie privée des agents intéressés. Dans l'hypothèse où l'avancement repose en tout ou partie sur des critères liés à la manière de servir et l'engagement professionnel des agents, ainsi que, le cas échéant, sur des considérations tenant à leur situation personnelle, ces listes ne peuvent en revanche être transmises, en principe, qu'aux seuls agents intéressés, chacun pour les mentions qui le concernent, en application des dispositions des 1° et 2° de l'article L311-6. Elles peuvent, le cas échéant, être communiquées aux tiers dans une version occultée des critères révélant un jugement de valeur ou relevant de la vie privée des agents intéressés autre que le demandeur, à condition que cette occultation soit matériellement possible et qu'elle ne prive pas d'intérêt la communication. En l'espèce, la commission comprend que la demande tend à obtenir une liste d'agents proposés en vue d'une éventuelle promotion, liste déterminée en fonction d'un barème attribué à chaque agent reposant en tout ou partie sur l'ancienneté. La commission en déduit que la liste sollicitée comportant les items demandés, à condition qu'elle existe en l'état ou qu'elle puisse être obtenue au moyen d'un traitement automatisé d'usage courant, est communicable au demandeur après occultation des mentions protégées en application des principes ci-dessus rappelés et à condition que ces occultations ne privent pas, par leur ampleur, la communication de tout intérêt. Elle relève que le critère de l'ancienneté, mentionné dans la demande, a trait à la situation objective des agents publics et est donc librement communicable en application de l'article L311-1 du code précité. Elle émet, dans cette mesure et sous ces réserves, un avis favorable.