Avis 202307596 Séance du 25/01/2024

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 14 décembre 2023, à la suite du refus opposé par le président du conseil départemental de l'Hérault à sa demande de communication d'une copie des documents suivants : 1) le compte-rendu de son entretien professionnel de 2021; 2) les lignes directrices de gestion sur proposition et nomination à échelon spécial d'attaché hors classe. En premier lieu, la commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Le compte-rendu d’entretien professionnel de Madame X constitue ainsi, s’il existe en l’état ou peut être obtenu par un traitement automatisé d’usage courant, un document communicable à l’intéressée. La commission émet donc un avis favorable au point 1) de la demande, sous cette réserve. Elle prend note de la réponse du président du conseil départemental de l’Hérault, qui indique que les services des ressources humaines n’ont pas retrouvé ce document, et invite l’autorité saisie à poursuivre ses recherches. En second lieu, la commission estime que les lignes directrices de gestion, dont l’élaboration est prévue aux articles L413-1 et suivants du code général de la fonction publique, constituent des documents administratifs librement communicables à toute personne qui en fait la demande sur le fondement de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration ou sur le fondement de l’article L3121-17 du code général des collectivités territoriales, si elles font l’objet d’une délibération du conseil départemental, d’un arrêté du président ou sont annexées à un tel acte. Toutefois, dans une décision du 30 janvier 2020, n° 418797, le Conseil d’État a jugé que « Dès lors que des documents administratifs sont disponibles sur un espace de stockage numérique hébergé sur une plateforme, mis à la disposition de la personne qu’elle concerne par l’administration, auquel cette personne peut librement accéder sur Internet grâce à un identifiant et un code et à partir duquel il lui est loisible de télécharger le document demandé, elle doit en principe être regardée comme détenant ces documents, au même titre que l’administration. Par suite, elle n’est pas fondée à demander à l’administration de lui en donner accès au titre des articles L311-1 et suivants du code des relations entre le public et l’administration, sauf si des circonstances particulières, notamment des difficultés de connexion à son espace personnel, font obstacle à l’accès effectif à ces documents ». La commission observe, par ailleurs, qu'en vertu de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit encore par publication en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6. Elle relève que l’article L311-9 de ce code propose, au choix du demandeur, quatre modalités alternatives d’accès aux documents administratifs. Elle déduit toutefois de l’économie du dispositif que le législateur n’a pas entendu exclure d’autres modalités d’accès, adaptées aux nouvelles technologies, lorsque celles-ci présentent pour le demandeur des garanties équivalentes. La commission relève, à cet égard, que la mise à disposition d’un document sur un espace de stockage sécurisé en ligne, auquel le demandeur peut librement accéder avec un identifiant et un mot de passe et à partir duquel il a la possibilité de télécharger et d’imprimer ce document, s’apparente, par les effets produits, à la transmission d’une copie sous format papier du document, par l’administration. Compte tenu de l’équivalence entre ces deux modalités de communication, une demande de communication d’une copie papier de ces documents auxquels le demandeur a par ailleurs accès dans son espace personnel en ligne est dès lors irrecevable, le refus de communication ne pouvant, dans cette hypothèse particulière, pas être regardé comme étant établi. La commission souligne, toutefois, qu’ainsi qu’il a été jugé par la décision précitée du 30 janvier 2020, il convient de s’assurer que des circonstances particulières ne feraient pas obstacle à ce que le demandeur puisse accéder effectivement à ces documents sur son espace personnel. En l'espèce, le président du conseil départemental a informé Madame X et la commission que le règlement fixant les lignes directrices de gestion était disponible sur l’intranet du conseil départemental. Dès lors qu'il n'est fait pas état de circonstances particulières qui empêcheraient la demanderesse d'accéder au document sollicité, la commission ne peut que déclarer irrecevable le point 2) de la présente demande d’avis.