Avis 20230372 Séance du 09/03/2023

Madame X, pour X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 janvier 2023, à la suite du refus opposé par la maire de Vernines à sa demande de communication, par courriel, des copies des bordereaux comptables (recettes et dépenses) émis par la collectivité du 1er janvier 2020 au 16 décembre 2022. La commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. La commission prend en revanche acte de la décision du 8 février 2023 n°452521 par laquelle le Conseil d’État a jugé que s’agissant des budgets et des comptes des communes, le droit de communication qu’instituent les dispositions de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales ne s’étend pas aux pièces justificatives des opérations et documents de comptabilité qu’il appartient à l’ordonnateur et au comptable public de conserver, en vertu des dispositions de l’article 52 du décret du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (avis n° 20230165 du 9 mars 2023). La commission considère par conséquent que les bordereaux de mandats et titres visés par la demande, transmis par l'ordonnateur au comptable, sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve, le cas échéant, de l’occultation des mentions dont la communication porterait atteinte au droit des affaires ou à la vie privée. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Vernines a informé la commission que la commune n'était pas en mesure de répondre favorablement à la demande de communication par courriel, compte tenu du volume des documents sollicités. La commission observe ainsi que la demande porte principalement sur les modalités de communication, Madame X ayant sollicité une copie électronique et l’administration lui ayant proposé de consulter sur place les documents demandés. La commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Elle indique, en outre, que ces dispositions ne font toutefois pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. L'article L300-4 du même code dispose par ailleurs que : « Toute mise à disposition effectuée sous forme électronique en application du présent livre se fait dans un standard ouvert, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé ». Aux termes de l'article 4 de la loi du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique : « On entend par standard ouvert tout protocole de communication, d'interconnexion ou d'échange et tout format de données interopérable et dont les spécifications techniques sont publiques et sans restriction d'accès ni de mise en œuvre ». La commission estime par suite que, lorsqu'un demandeur demande la communication d'un document en ligne ou dans un standard ouvert aisément réutilisable, ces dispositions font obligation à l'administration d'en fournir une copie en format ouvert, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé dès lors qu'elle en dispose déjà ou qu'elle est susceptible d'en disposer à l'issue d'une opération de transfert, de conversion ou de reproduction courante. En l’espèce, la commission comprend que les documents sont disponibles sous format numérique, mais dans un format non conforme aux dispositions précitées de l’article L300-4 du code des relations entre le public et l’administration. La maire de Vernines a ainsi indiqué à la commission que le format disponible n’était lisible que par le biais d’un logiciel spécifique développé par la direction générale des finances publiques (DGFIP), de sorte que la seule solution technique envisageable serait l’extraction, la numérisation, puis l’envoi par message électronique, pièce par pièce, des documents sollicités, lesquels représentent environ 600 documents. Au vu de ce qui précède, la commission estime que le traitement de la demande d’envoi des documents par courrier électronique ferait peser sur cette commune de 430 habitant une charge disproportionnée au regard des moyens dont elle dispose. La commission émet, dès lors, un avis défavorable à la demande.