Avis 20230138 Séance du 16/02/2023

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 9 janvier 2023, à la suite du refus opposé par la ministre de l'Europe et des affaires étrangères à sa demande de communication des documents suivants : 1) une copie intégrale des actes de naissance de : a) Monsieur X ; b) Monsieur X ; c) Monsieur X ; d) Madame X ; 2) l'acte de décès de Monsieur X ; 3) le numéro d'identification consulaire (NUMIC) de : a) Monsieur X ; b) Monsieur X ; c) Monsieur X ; d) Monsieur X ; e) Madame X ; 4) concernant Monsieur X : a) une copie des deux jugements ; b) les mentions marginales : mariage, décès, naturalisation. A titre liminaire, la commission rappelle qu'elle est compétente, en vertu des dispositions de l’article L342-1 du code des relations entre le public et l'administration, pour émettre un avis sur la communication au demandeur, en application des dispositions des articles L213-1 à L213-3 du code du patrimoine, par les services qui les conservent, des documents sollicités qui constituent des documents d’archives publiques, au sens de l’article L211-4 de ce même code. La commission précise par ailleurs que les actes d’état civil (naissances et mariages) sont librement communicables à toute personne qui en fait la demande dès lors qu’ils ont plus de soixante-quinze ans, conformément au e) du 4° du I de l’article L213-2 du code du patrimoine, cité à l’article 26 du décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l'état civil. Les actes d’état civil (décès) sont quant à eux librement communicables sans délai. En premier lieu, la commission comprend de la réponse du ministre de l’Europe et des affaires étrangères que l’acte de naissance de Monsieur X mentionné au point 1) b), avec les mentions marginales qu’il comporte, et l’acte de décès de Monsieur X mentionné au point 2) ont d’ores et déjà été transmis à Madame X, comme en attestent les pièces fournies par cette dernière à l’appui de sa demande. La commission déclare donc la demande d’avis sans objet sur ces points. En deuxième lieu, le ministre de l’Europe et des affaires étrangères a indiqué à la commission que les actes de naissance de Monsieur X et de Madame X, mentionnés aux points 1) c) et d) n’avaient pas été trouvés. Dans ces conditions, ces documents doivent être regardés comme inexistants. La commission déclare donc la demande d’avis sans objet sur ces points. En troisième lieu, la commission estime que la demande de communication de deux jugements concernant Monsieur X mentionnée au point 4) a) est trop imprécise, faute de toute indication relative à la date de ces jugements comme aux juridictions concernées, pour permettre à l’administration d’identifier les documents souhaités. Elle déclare la demande d’avis irrecevable sur ce point. Pour ce qui concerne en quatrième lieu les numéros d’identification consulaire visés au point 3), la commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l'administration garantit à toute personne un droit d’accès aux documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. La commission estime en l’espèce que la demande sur ce point est, en réalité une demande de renseignements, qu’elle déclare irrecevable. Pour ce qui concerne en dernier lieu l’acte de naissance de Monsieur X mentionné au point 1) a), la commission estime que dès lors que l’intéressé est né en 1891, ce document est librement communicable. Elle émet donc un avis favorable à la demande sur ce point. Si le ministre de l’Europe et des affaires étrangères a indiqué que les actes d’état civil anciens ne sont pas conservés par ses services mais par ceux des Archives nationales d’Outre-mer, la commission rappelle qu’il lui appartient, en application du sixième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, de transmettre la demande de communication, accompagné du présent avis, à l’autorité administrative susceptible de les détenir et d’en aviser Madame X.