Avis 20228112 Séance du 16/02/2023

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 26 décembre 2022, à la suite du refus opposé par le ministre de l'intérieur et des outre-mer à sa demande de communication par voie électronique, d'une copie des statistiques relatives au recouvrement des amendes forfaitaires avant majoration pour chacune des années allant de 2011 à 2021 incluses et présentées de façon à permettre de distinguer entre le taux de recouvrement au stade de l’amende forfaitaire minorée et de l’amende forfaitaire simple. En l'absence de réponse du ministre de l'intérieur et des outre-mer à la date de sa séance, la commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, Ordres des avocats de Lyon, recueil page 267), ni de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées, ni d'élaborer un document nouveau en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Ministre d'État, Ministre de l’éducation nationale, n° 128797 ; CE, 22 mai 1995, n° 152393). En revanche, la Commission considère de manière constante que sont des documents administratifs existants au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, ceux qui sont susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. Il résulte en effet de la décision du Conseil d’État du 13 novembre 2020, n° 432832, publié aux Tables, que constituent des documents administratifs au sens de ces dispositions les documents qui peuvent être établis par extraction des bases de données dont l’administration dispose, si cela ne fait pas peser sur elle une charge de travail déraisonnable, laquelle doit être interprétée de façon objective. La Commission précise, à ce titre, que les informations demandées doivent pouvoir être obtenues par un traitement automatisé de données, sans retraitements successifs, en particulier par des interventions manuelles. Elle estime également que, lorsque les informations sollicitées doivent, pour être extraites d'un fichier informatique, faire l'objet de requêtes informatiques complexes ou d'une succession de requêtes particulières qui diffèrent de l'usage courant pour lequel le fichier informatique dans lequel elles sont contenues a été créé, l'ensemble des informations sollicitées ne peut alors être regardé comme constituant un document administratif existant (avis n° 20222817, 20222850 et 20222936 du 23 juin 2022). Une demande portant sur la communication d'un tel ensemble d'informations doit dès lors être regardée comme tendant à la constitution d'un nouveau document (conseil n° 20133264 du 10 octobre 2013) et, par suite, être déclarée irrecevable. En l'espèce, la Commission estime que les informations sollicitées sont communicables sous réserve qu’elles existent en l'état ou soient susceptibles d’être obtenues par un traitement automatisé d’usage courant et sous réserve que la communication de ces éléments ne portent pas atteinte à un secret protégé en application des articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration et notamment le secret de la vie privée et la réserve tenant au comportement des personnes. La Commission émet donc, sous ces réserves, un avis favorable à la demande.