Avis 20228016 Séance du 26/01/2023

Monsieur X X, pour l'association X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 12 décembre 2022, à la suite du refus opposé par le président du conseil départemental des Pyrénées-Atlantiques à sa demande de communication, par courrier électronique, d'une copie des documents suivants : 1) toutes les conventions et les avenants signés entre le département des Pyrénées-Atlantiques et l’association l’Amicale des conseillers généraux du département des Pyrénées-Atlantiques, en ce qui concerne la subvention d’équilibre attribuée annuellement à cet organisme, sur le fondement de l’article L3123-25 du code général des collectivités ; 2) les comptes rendus annuels produits par cette association sur l’utilisation des subventions versées au titre des années 2018 à 2022 ; 3) les avenants financiers établis par l’Amicale des conseillers généraux du département des Pyrénées-Atlantiques, au regard desquels le département fixe sa subvention annuelle ; 4) les bilans et comptes de résultat de l’Amicale des conseillers généraux du département des Pyrénées-Atlantiques, au titre des années 2018 à 2021 ; 5) le cas échéant, les dossiers de demande des subventions déposés par l’Amicale des conseillers généraux du département des Pyrénées-Atlantiques, au titre des années 2018 à 2022 ; 6) le règlement intérieur de l’Amicale des conseillers généraux du département des Pyrénées-Atlantiques. En l’absence de réponse du président du conseil départemental des Pyrénées-Atlantiques à la date de sa séance, la commission rappelle qu’en vertu de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, les documents produits ou reçus par les collectivités territoriales, dans le cadre de leur mission de service public, sont considérés, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, comme des documents administratifs auxquels il est possible d’avoir accès dans les conditions prévues par ce code. La commission estime en conséquence que les documents sollicités, s’ils existent, sont communicables à toute personne en faisant la demande, sous réserve de l’occultation des éventuelles mentions couvertes par un secret protégé au titre des articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. En ce qui concerne plus particulièrement les conventions susceptibles d’avoir été conclues à l’occasion du versement par les départements d’une subvention à une association, la commission rappelle qu'il résulte de l'article 10 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 que le budget et les comptes de tout organisme de droit privé ayant reçu une subvention, la convention conclue (de façon obligatoire lorsque la subvention dépasse 23 000 euros), le budget, le bilan et le compte de résultat de l’association, ainsi que le compte rendu financier de la subvention, lorsque cette dernière a été affectée à une dépense déterminée, doivent être communiqués à toute personne qui en fait la demande par l'autorité administrative ayant attribué la subvention ou par les autorités administratives qui détiennent ces documents, dans les conditions prévues par le livre III du code des relations entre le public et l'administration. La commission estime en outre que doivent être occultées, en application de l'article L311-6 du même code, les informations couvertes par le secret des informations économiques et financières, telles que les coordonnées bancaires de l'association, les mentions qui décriraient un comportement ou porteraient une appréciation défavorable sur des personnes nommément identifiées ou facilement identifiables ou, enfin, celles qui seraient susceptibles de porter atteinte au secret de la vie privée des personnes, comme par exemple les coordonnées personnelles de responsables de l'association. La commission considère en revanche que, dans le cas d’aides versées pour l’exercice d’une activité économique ou culturelle, le nom des bénéficiaires de ces aides, qu'il s'agisse de personnes physiques ou de personnes morales, n’est pas couvert par le secret de la vie privée ni par le secret des affaires. Il en va de même du montant de l’aide perçue, sous réserve que la révélation de ce montant ne permette pas d’en déduire une information couverte par le secret des affaires telle que le montant du chiffre d’affaires ou celui d’un investissement. La commission émet, par suite, un avis favorable à la communication de l’ensemble des documents visés par la demande, sous les réserves précitées.