Avis 20227764 Séance du 26/01/2023

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 13 décembre 2022, à la suite du refus opposé par le maire de Lyon à sa demande de communication, par courrier postal ou par voie électronique, d'une copie intégrale des actes de naissance des personnes suivantes nées dans la commune (69006) : 1) Monsieur X, né le X ; 2) Madame X, née le X ; 3) Madame X, née le X. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Lyon a informé la commission que la demande initiale de Monsieur X n'avait jamais été reçue, mais que les actes demandés ont été transmis au demandeur par courriel en date du 20 décembre dernier. La commission déclare, dès lors, la demande d'avis sans objet. Elle rappelle à toutes fins utiles qu'aucun formalisme n'est prescrit par le livre III du code des relations entre le public et l’administration pour les demandes de communication d'un document administratif adressées aux autorités administratives. Une demande peut donc être formée oralement et l’administration ne peut, en principe, subordonner la communication d'un document à la présentation d'une demande sous une forme particulière (saisine écrite, saisine via son site internet), sauf considérations tirées de la continuité et du bon fonctionnement du service public. Toutefois, la commission précise qu'aux termes de l'article L112-9 du code des relations entre le public et l'administration, « Lorsqu'elle met en place un ou plusieurs téléservices, l'administration rend accessibles leurs modalités d'utilisation, notamment les modes de communication possibles. Ces modalités s'imposent au public. / Lorsqu'elle a mis en place un téléservice réservé à l'accomplissement de certaines démarches administratives, une administration n'est régulièrement saisie par voie électronique que par l'usage de ce téléservice. » La commission estime que ces dispositions générales régissant les échanges avec l'administration et les demandes du public sont applicables aux demandes de communication de documents administratifs formées par voie électronique, dès lors que, ainsi que le prévoit l'article R112-9-2 du même code, l'administration a informé le public des téléservices qu'elle a mis en place et de leurs modalités d'utilisation. Ainsi, une administration qui, comme la ville de Lyon, a mis en place une saisine par voie électronique pour la communication d’actes d’état civil et a communiqué sur ce dispositif, est-elle fondée à ne pas se considérer comme valablement saisie par un courrier électronique et à renvoyer le demandeur vers le téléservice mis en place. La commission précise toutefois que l'encadrement de cette modalité de saisine par voie électronique n'emporte pas une obligation générale de saisine de l'administration selon cette voie, les administrés demeurant libre de la saisir d'une demande de communication d'un document administratif par la voie postale, voire oralement.