Avis 20227748 Séance du 26/01/2023

Maître X, conseil de Monsieur X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 12 décembre 2022, à la suite du refus opposé par le directeur de Télécom Sud Paris à sa demande de communication des documents suivants relatifs à son client, étudiant : 1) l'échange de 3 courriels avec Madame X immédiatement après l'épreuve de la matière « X » (X) ; 2) le courriel envoyé à Monsieur X, responsable du département X, pour revenir sur ce problème quelques mois plus tard puis relance (X) ; 3) la réponse du responsable de département ; 4) les échanges de 5 courriels avec Madame X à partir de X ; 5) les échanges de 4 courriels avec Monsieur X à partir du X ; 6) l'échange intégral de courriels avec Madame X autour du X concernant la X ; 7) le courriel de son client à l’attention de l’enseignante X, Madame X, entre lX ; 8) le courriel de son client envoyé à Madame X, en copie à Monsieur X, le X ; 9) l'échange de 4 courriels de son client avec Madame X, avec copie à Monsieur X, datant de X (demandant un entretien, qu'elle refuse à deux reprises) ; 10) l’emploi du temps de son client de septembre à X ; 11) les feuilles de présence au cours de LV2 japonais du semestre 7, dans les classes de X et X. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le directeur de Télécom Sud Paris a indiqué à la commission que la liste des documents demandés et retrouvés a été transmise le 13 janvier 2023 au conseil de Monsieur X dans le cadre de la procédure administrative en cours. La commission constate cependant qu'il ne justifie ni d'une telle transmission ni, en tout état de cause, de la communication de ces documents. Elle estime, par conséquent, que la demande conserve son objet. La commission rappelle, à titre liminaire, que ne relèvent du droit d’accès aux documents administratifs que les documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d'usage courant. La commission relève que, dans un précédent avis n° 20221225, elle avait constaté que le compte lié à la boite mail de Monsieur X avait été clôturé et les courriers électroniques y figurant supprimés, et avait invité Monsieur X, s'il s’y croyait fondé, à préciser sa demande de communication de courriels afin de permettre au directeur de Télécom Sud Paris, qui lui proposait de solliciter des agents concernés une éventuelle récupération des courriers électroniques s'ils n'ont pas été supprimés et si les agents sont toujours en poste au sein de l'établissement, d'identifier le ou les documents correspondant à sa demande afin de vérifier s'il était possible de le ou les récupérer. La commission considère ainsi et en l'absence de précisions de la part du directeur de Télécom Sud Paris, que les documents demandés aux points 1) à 9) sont communicables à Monsieur X sous réserve qu'ils n'aient pas été déjà communiqués ou détruits et qu'ils puissent être obtenus par un traitement automatisé d'usage courant. La commission estime par ailleurs que l'ensemble des pièces composant le dossier d'étudiant de Monsieur X lui est en principe communicable, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Les documents mentionnés aux points 10) et 11) lui sont donc communicables s'ils existent et n'ont pas été détruits. Elle émet par suite un avis favorable à la communication des documents demandés, sous les réserves susmentionnées.