Conseil 20227585 Séance du 12/01/2023

La Commission d'accès aux documents administratifs a examiné, lors de sa séance du 12 janvier 2022, votre demande de conseil relative au caractère communicable, à un agent, dans le cadre d'une procédure pénale, de tous les documents en possession de l'établissement dans lesquels apparaissent son nom, notamment ceux se trouvant dans le dossier individuel d'un ancien sapeur-pompier volontaire ayant déposé plainte à son encontre, en particulier la lettre de dénonciation des faits de harcèlement moral dont il s'estimait victime. La commission vous rappelle, en premier lieu, que les documents élaborés par l'administration à l'intention de l'autorité judiciaire ou d'une juridiction ne revêtent pas le caractère de documents administratifs mais celui de documents judiciaires, lesquels n'entrent pas dans le champ d'application du titre III du code des relations entre le public et l'administration et sur la communication desquels elle n'est, par suite, pas compétente pour se prononcer. Elle ajoute que ces documents ne peuvent être communiqués, sauf autorisation donnée par l’autorité compétente. En revanche, un rapport, quelle que soit sa forme, qui n’a pas vocation à être transmis à l’autorité judiciaire constitue un document administratif communicable sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l'administration. La commission vous rappelle, en second lieu, que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires auxquelles la compétence de la commission n'a pas été étendue. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du code des relations entre le public et l'administration. La commission vous précise, en troisième lieu, que le dossier relatif à une enquête administrative est un document administratif en principe communicable sur le fondement des dispositions du code des relations entre le public et l'administration à la condition d'une part, que l'enquête soit achevée, d'autre part, qu'il ne présente plus un caractère préparatoire à une décision en cours d'élaboration, par exemple une décision disciplinaire, et enfin qu'une procédure disciplinaire ne soit pas en cours, auquel cas le code des relations entre le public et l'administration ne trouverait plus à s'appliquer au profit des dispositions régissant une telle procédure. Les documents administratifs sont communicables après occultation, en application des dispositions de l'article L311-6 du même code, des mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable autre que le demandeur, ou faisant apparaître le comportement d'une personne autre que ce dernier, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. La commission considère, sur ce fondement, que les documents tels que les témoignages recueillis dans le cadre d'une enquête administrative, tout comme les lettres de signalement, de plainte ou de dénonciation adressées à une administration, dès lors que leur auteur est identifiable, que ce soit directement ou par déduction, ne sont pas communicables à des tiers, y compris lorsque ceux-ci sont visés par le témoignage ou la lettre en question. A défaut de pouvoir rendre impossible l'identification de leur auteur, l’intégralité des propos tenus doit être occultée. Lorsqu'une telle occultation conduirait à priver de son sens le document sollicité, sa communication doit être refusée. Par ailleurs, lorsqu'il s'agit d’une lettre anonyme, elle n’est communicable qu’à la personne mise en cause, à condition qu’elle ne soit pas manuscrite et que son auteur ne puisse pas être identifié. Enfin, les documents émanant d'agents établis dans le cadre de leurs fonctions, notamment des autorités hiérarchiques de l’intéressé, ne sont pas couverts par cette réserve (avis n° 20204111, du 10 décembre 2020). La commission en déduit que les documents demandés sont communicables au demandeur, sous les réserves susmentionnées. Elle précise que la lettre de dénonciation, plus spécifiquement visée par votre demande, ne l'est qu'après anonymisation et sous réserve que son auteur ne puisse, malgré tout, être identifié. A défaut, l'administration est fondée à en refuser la communication.