Avis 20227129 Séance du 15/12/2022

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 17 novembre 2022, à la suite du refus opposé par le directeur du groupement hospitalier de territoire les collines de Normandie à sa demande de communication de son dossier administratif sans frais alors que l'établissement lui indique des frais de facturation à hauteur de 0,18€ par page de format A4 en contrepartie. La commission relève des éléments portés à sa connaissance qu'en réponse à la demande de Madame X, le directeur du groupement hospitalier de territoire les collines de Normandie a informé cette dernière de ce qu'elle serait reçue le 28 novembre 2022 en vue de la consultation de son dossier et de ce que les copies de documents demandées lui seraient facturées à hauteur de 0,18 € par page de format A4 en impression noir et blanc, conformément à l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. La commission comprend que le litige a trait non pas au principe de la communication de son dossier administratif à Madame X mais aux seuls frais de facturation demandés. En réponse de l'administration à la demande qui lui a été adressée, la commission rappelle qu'en application de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce notamment, au choix du demandeur, dans la limite des possibilités techniques de l'administration, et sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation de l'original, par la délivrance d'une copie aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder les coûts déterminés conformément à l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et à l'arrêté du Premier ministre et de la secrétaire d’État au budget du 1er octobre 2001. La commission précise qu'aux termes de l'article R311-1 de ce même code, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais, sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur. Les frais autres que le coût de l'envoi postal sont établis dans des conditions fixées par arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget. Ils ne peuvent excéder des montants définis dans les mêmes conditions. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter dont le paiement préalable peut être exigé ». La commission en déduit que lorsque un document administratif peut, eu égard à son état de conservation, faire l'objet de photocopies, le montant des frais de reproduction ne saurait excéder le montant de 0,18 euro par page A4 fixé à l'article 2 de l'arrêté du 1er octobre 2001, et que, par suite, le montant réclamé par le directeur du groupement hospitalier de territoire les collines de Normandie est conforme à la règlementation. Est sans incidence à cet égard la circonstance que ces frais ne seraient pas mentionnés dans le règlement intérieur de l'établissement, ou encore qu'ils n'auraient pas été appliqués s'agissant d'autres demandes. La commission déclare donc la demande d'avis irrecevable.