Avis 20226604 Séance du 24/11/2022

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 24 octobre 2022, à la suite du refus opposé par le directeur général de l’École polytechnique à sa demande de communication, de préférence par voie électronique, des documents préparatoires de réunions du conseil d'administration de l'École polytechnique dans leur intégralité, ainsi que toutes les pièces jointes sur lesquelles portent les délibérations du conseil d'administration sur les années 2019, 2020, 2021 et 2022 jusqu'au conseil d'administration du 23 juin 2022. La commission relève, à titre liminaire, qu'elle s'est déjà prononcée, dans un avis n° 20201071 du 16 juillet 2020, sur la communicabilité des procès-verbaux des réunions du conseil d'administration de l’École polytechnique jusqu'à celui du 12 décembre 2019 ainsi que des documents préparatoires à ces réunions. Elle déclare donc la présente demande irrecevable en ce qu'elle concerne les documents déjà visés par ce précédent avis. S'agissant du surplus de la demande, la commission rappelle, en l’absence de réponse du directeur général de l'école à la date de sa séance, qu’en vertu de l’article 1er du décret n° 2015-1176 du 24 septembre 2015, l’École Polytechnique est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel bénéficiant des responsabilités et compétences élargies, constitué sous la forme d'un grand établissement au sens de l'article L. 717-1 du code de l'éducation. Elle rappelle également qu’en application de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration : « Sont considérés comme documents administratifs, au sens des titres Ier, III et IV du présent livre, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions, codes sources et décisions ». La commission en déduit que sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application des dispositions de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve le cas échéant de l’occultation préalable des mentions protégées par les secrets des articles L311-5 et L311-6 du même code, les documents adressés aux membres du conseil d'administration en vue de préparer la réunion de celui-ci, dès lors qu'ils ne revêtent plus un caractère préparatoire, c'est-à-dire une fois que la décision qu'ils préparaient a été soumise au vote du conseil d'administration ou que le conseil y a renoncé ainsi que les pièces jointes sur lesquelles portent les délibérations du conseil d'administration une fois que le procès-verbal de la réunion du conseil a été approuvé. Sous ces conditions et ces réserves, la commission émet un avis favorable à la communication des documents sollicités.