Avis 20226600 Séance du 24/11/2022

Monsieur X, pour X, a saisi la Commission d’accès aux documents administratifs, par un courrier enregistré à son secrétariat le 24 octobre 2022, à la suite du refus opposé par le président du conseil départemental des Pyrénées-Atlantiques à sa demande de communication des documents suivants : 1) par courriel : a) le courrier ou tout document en tenant lieu, adressé par le département au prestataire en charge de la gestion de son site internet, quant à l'illégalité du recueil de consentement des utilisateurs en matière de cookies et, le cas échéant, tout document attestant de son envoi et de sa réception ; b) la réponse apportée au département par le prestataire dont il s'agit ; c) la lettre de mission ou tout document en tenant lieu, définissant les modalités de travail et les missions du délégué à la protection des données ; 2) par publication en ligne, l'acte officiel ou tout document en tenant lieu, portant désignation du délégué à la protection des données au département. En l’absence de réponse du président du conseil départemental à la date de sa séance, la commission considère, en premier lieu, que les documents sollicités dont elle n'a pas pu prendre connaissance, s'ils existent, sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration sous réserve, s'agissant des points 1) a) et b), de l'occultation des mentions dont la communication méconnaîtrait les dispositions de l’article L311-6 du même code. Elle rappelle qu'en vertu de ces dispositions, ne sont communicables qu'à la personne intéressée les documents « 1° Dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée (...) ; 2° Portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable ; 3° Faisant apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. » La commission émet donc, sous ces réserves, un avis favorable à la demande. En second lieu, s'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit encore par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise que la publication en ligne de documents administratifs par l’administration ne peut toutefois s’effectuer que sous réserve du respect des conditions posées à l’article L312-1-2 du CRPA, qui dispose que : « Sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires, lorsque les documents et données mentionnés aux articles L312-1 ou L312-1-1 comportent des mentions entrant dans le champ d'application des articles L311-5 ou L311-6, ils ne peuvent être rendus publics qu'après avoir fait l'objet d'un traitement permettant d'occulter ces mentions. Sauf dispositions législatives contraires ou si les personnes intéressées ont donné leur accord, lorsque les documents et les données mentionnés aux articles L312-1 ou L312-1-1 comportent des données à caractère personnel, ils ne peuvent être rendus publics qu'après avoir fait l'objet d'un traitement permettant de rendre impossible l'identification de ces personnes. Une liste des catégories de documents pouvant être rendus publics sans avoir fait l'objet du traitement susmentionné est fixée par décret pris après avis motivé et publié de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. (...) ». Cette liste figure à l'article D312-1-3 du CRPA. La commission estime, toutefois, que l’obligation d’occultation préalable des mentions qui sont dans le champ d’application des articles L311-5 et L311-6 ou de traitement des données à caractère personnel ne s’étend pas aux données qui, par nature, n’ont pas à être occultées ou à faire l’objet d’un tel traitement comme c’est le cas des prénom, nom et qualité des auteurs des actes ou des bénéficiaires de délégations de signature ou des personnes désignées par un acte administratif lorsque leur publication est nécessaire pour faire courir le délai de recours contentieux ou rendre l’acte opposable aux tiers (avis n° 20171449, du 27 avril 2017). En application de ces principes, la commission émet un avis favorable à la communication des documents mentionnés au point 1) sous format électronique, à condition que ces documents existent sous ce format. Elle estime, en outre, que le document mentionné au point 2) peut être publié en ligne. Elle émet donc, dans ces conditions, un avis favorable à la demande.