Avis 20225536 Séance du 13/10/2022

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 6 septembre 2022, à la suite du refus opposé par le préfet du Pas-de-Calais à sa demande de communication, dans un format numérique ouvert et réutilisable, par téléchargement ou attachés à un courrier électronique, des documents administratifs relatifs à l'application de la circulaire INTK1229185C de régularisation dite « circulaire VALLS » de 2012 dans le département du Pas‐de‐Calais et plus précisément, les statistiques détaillées par année, de janvier 2013 à juin 2022, par type de demande, par motif et par nationalité des personnes demandant une admission exceptionnelle au séjour : 1) le nombre de personnes ayant demandé l'admission exceptionnelle au séjour au titre de la « vie privée et familiale » par motif (« parents d'enfants scolarisés », « conjoints d'étrangers en situation régulière », « les mineurs devenus majeurs », « motifs exceptionnels ou considérations humanitaires »), le nombre de dossiers réceptionnés, le nombre de dossiers effectivement examinés, le nombre d'admissions effectivement octroyées, le nombre d'admissions refusées avec le ou les critères de refus ; 2) le nombre de personnes ayant demandé l'admission exceptionnelle au séjour par le travail en tant que « salarié » ou « travailleur temporaire », le nombre de dossiers réceptionnés, le nombre de dossiers effectivement examinés, le nombre d'admissions effectivement octroyées, le nombre d'admissions refusées avec le ou les critères de refus. La commission rappelle, d'une part, que le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées, ni d'élaborer un document nouveau en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Ministre d'État, Ministre de l’Education nationale, n° 128797 ; CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection, n° 152393) En revanche, la commission considère de manière constante que sont des documents administratifs existants au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, ceux qui sont susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. Il résulte en effet de la décision du Conseil d’État du 13 novembre 2020, n° 432832, publié aux Tables, que constituent des documents administratifs au sens de ces dispositions les documents qui peuvent être établis par extraction des bases de données dont l’administration dispose, si cela ne fait pas peser sur elle une charge de travail déraisonnable, laquelle doit être interprétée de façon objective. La commission précise, à ce titre, que les informations demandées doivent pouvoir être obtenues par un traitement automatisé de données, sans retraitements successifs, en particulier par des interventions manuelles. Elle estime également que, lorsque les informations sollicitées doivent, pour être extraites d'un fichier informatique, faire l'objet de requêtes informatiques complexes ou d'une succession de requêtes particulières qui diffèrent de l'usage courant pour lequel le fichier informatique dans lequel elles sont contenues a été créé, l'ensemble des informations sollicitées ne peut alors être regardé comme constituant un document administratif existant (avis n° 20222817, 20222850 et 20222936 du 23 juin 2022). Une demande portant sur la communication d'un tel ensemble d'informations doit dès lors être regardée comme tendant à la constitution d'un nouveau document (conseil n° 20133264 du 10 octobre 2013) et, par suite, être déclarée irrecevable. En l’absence de réponse du préfet du Pas-de-Calais à la date de sa séance, la commission estime que les documents sollicitées sont communicables à toute personne qui en fait la demande, sous réserve qu’ils existent en l'état ou soient susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable.