Avis 20225452 Séance du 13/10/2022

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 9 septembre 2022, à la suite du refus opposé par le directeur général de l’Office français de l'immigration et de l'intégration à sa demande de communication, dans un format numérique ouvert et réutilisable, par téléchargement ou attachés à un courrier électronique, des documents et éléments se rapportant à une « fiche de renseignements relatifs au demandeur d'asile » mise en œuvre par la préfecture du Nord et la direction de l'immigration et de l'intégration (bureau de l'asile, guichet unique de la demande d'asile) exigeant des demandeurs d'asile de communiquer des informations les concernant à savoir, les noms, prénoms, date de naissance, nationalité, passeport, adresse, situation matrimoniale, nom du conjoint, sa nationalité, son pays de résidence, les enfants, et notamment : 1) la circulaire et/ou l'instruction demandant ou proposant le recours à ce document ; 2) l'avis de la CNIL sur le traitement des données récoltées ; 3) toute décision administrative proposant ou obligeant les services à utiliser ce formulaire de renseignement ; 4) toute information sur le traitement et l'utilisation des données récoltées. La commission considère que les documents visés aux points 1) et 3), s'ils existent, sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application des dispositions des articles L311-1 et suivants du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable à leur communication. En ce qui concerne les documents mentionnés aux points 2) et 4), la commission indique qu'il ressort des dispositions de la loi du 6 janvier 1978 que les documents soumis à la CNIL par les responsables de traitements, dans le cadre des formalités préalables prévues par cette loi, de même que les décisions prises par cette commission au terme de ces procédures, font l'objet d'un régime particulier de communication, défini aux articles 31, 32 et 36 de cette loi, qui échappe au champ d'application du livre III du code des relations entre le public et l’administration. L'article L342-2 de ce code n'ayant pas étendu ses compétences à ce régime, la commission d'accès aux documents administratifs se déclare, en conséquence, incompétente pour se prononcer sur ces points de la demande. Enfin, la commission, qui a pris connaissance des observations du directeur général de l'Office français de l'immigration et de l'intégration, comprend que celui-ci n’est pas en possession des documents sollicités. La commission rappelle toutefois qu’il lui appartient, en application du sixième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, de transmettre la demande de communication, accompagnée du présent avis, à l’autorité administrative susceptible de le détenir, en l’espèce le préfet du Nord, et d’en aviser le demandeur.