Avis 20225338 Séance du 13/10/2022

Monsieur X et Madame X ont saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 1 septembre 2022, à la suite du refus opposé par le vice-recteur de l'académie de Polynésie française à leur demande de communication, sous format numérique, des documents relatifs à la procédure d'harmonisation des notes de leur fille, scolarisée en première D au lycée X X : 1) l'arrêté désignant les membres de la commission d’harmonisation, prévue à l’article D334-4‐1 du code de l’Éducation, pour l’académie de Polynésie française pour l’année 2022, compétente pour la session 2023 du baccalauréat ; 2) l’acte administratif convoquant ladite commission ; 3) l’extrait non anonymisé du procès‐verbal de la réunion de la commission d’harmonisation, prévue à l’article D334‐4‐1 du code de l’Éducation, pour l’académie de Polynésie française pour l’année 2022, compétente pour la session 2023 du baccalauréat, décidant la diminution de deux points des notes attribuées à leur fille pour son année de première, au titre du contrôle continu, en histoire géographie et en éducation morale et civique ; 4) l’intégralité du procès‐verbal, anonymisé, daté et signé, de la réunion de la commission d’harmonisation prévue à l’article D334‐4‐1 du code de l’Éducation pour l’académie de Polynésie française pour l’année 2022, compétente pour la session 2023 du baccalauréat ; 5) l’intégralité des documents statistiques anonymisés fournis à ses membres pour permettre leur délibération. La commission relève, à titre liminaire, qu'en réponse à la demande qui lui a été adressée, le vice-recteur de l'académie de Polynésie française a indiqué à la commission, par courrier du 22 septembre 2022, que les documents sollicités aux points 3) et 4) n'existent pas, aucun procès-verbal de la réunion de la commission d’harmonisation n'ayant été établi. Elle ne peut donc que déclarer sans objet la demande d’avis sur ces points. La commission relève ensuite que le vice-recteur de l'académie de Polynésie française lui a indiqué que les documents visés aux points 1), 2) et 5) ont été remis en main propre à Monsieur X et Madame X, le 22 septembre 2022. Toutefois, le bordereau de remise transmis à la commission mentionne une transmission à un « collectif des parents d'élèves de 1ère à X » et est signé par une personne autre que l'un ou l'autre des demandeurs. La commission ne peut, dès lors, s'assurer, par cette seule pièce, que les documents dont s'agit ont bien été communiqués aux intéressés, de sorte que le surplus de la demande conserve donc son objet. A cet égard, la commission estime que les documents visés aux points 1), 2) et 5) sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle précise que dans l'hypothèse où l'acte de convocation visé au point 2) mentionnerait les coordonnées personnelles des membres de l'organe consultatif, ces coordonnées, qui relèvent de la vie privée des personnes intéressées, à la différence de leur nom, devraient être occultées avant leur communication, en application des articles L311-6 et L311-7 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable sur ces trois points.