Avis 20225137 Séance du 13/10/2022

Maître X, conseil de Madame X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 22 août 2022, à la suite du refus opposé par le directeur général du centre hospitalier intercommunal de Fréjus-Saint-Raphaël à sa demande de communication de la copie papier ou numérisée de l'entier dossier individuel de sa cliente alors que la directrice des ressources humaines exige, au préalable, l'envoi d'un courrier émanant de sa cliente sollicitant un rendez-vous pour consulter ledit dossier. En l’absence de réponse du directeur général du centre hospitalier intercommunal de Fréjus-Saint-Raphaël à la date de sa séance, la commission rappelle, en premier lieu, que les documents composant le dossier d'un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l'intéressé, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Elle rappelle toutefois que le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration. La commission rappelle, en second lieu, qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, selon une des modalités prévues par cet article au nombre desquelles figurent « 2° Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret ; / 3° Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ; ». En l'espèce, la commission estime que les documents administratifs demandés sont communicables à Madame X, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, selon l'une ou l'autre des modalités qu'elle propose, sous réserve qu'aucune procédure disciplinaire visant l'intéressée ne soit actuellement en cours. Elle précise que le directeur du centre hospitalier ne peut conditionner cette communication à la tenue préalable d'un rendez-vous pour consulter le dossier. Elle émet, par suite et sous cette réserve, un avis favorable à la demande.