Avis 20224879 Séance du 22/09/2022

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 8 août 2022, à la suite du refus opposé par le directeur académique des services départementaux de l'éducation nationale de la Loire à sa demande de communication, de préférence par courriel, à la suite de la facturation de la communication de son dossier professionnel au tarif de 0,18 € la page A4, des documents suivants relatifs au montant réel des frais de reproduction de la DSDEN : 1) la dernière facture de commande de ramettes de papier A4 de la DSDEN ; 2) la facture du photocopieur du service du personnel ; 3) la dernière facture de commande de toner d’encre pour le photocopieur du service du personnel ; 4) la dernière facture de maintenance du photocopieur du service du personnel 5) la dernière facture de la société d’exploitation en charge du photocopieur du service du personnel 6) le cas échéant, tout document permettant de connaître ou indiquant le coût par copie afférent au photocopieur du service du personnel. En l'absence de réponse exprimée par le directeur académique des services départementaux de l'éducation nationale de la Loire à la date de sa séance, la commission observe que Madame X conteste les modalités de communication des documents demandés, au motif qu’une facture correspondant au coût des frais de reproduction des documents par un prestataire extérieur, qu’elle estime prohibitif, lui a été adressée. La commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. Par ailleurs, pour le calcul du coût de reproduction, ne peuvent être pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, que le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001 relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d'un document administratif. Selon l’article 1er de l’arrêté précité : « Le montant des frais mis à la charge de la personne qui demande la reproduction d'un document administratif est fixé par l'autorité administrative qui assure la délivrance de la copie selon les modalités de calcul définies à l'article 2 du décret du 6 juin 2001 susvisé. » Selon l’article 2 du même article : « Lorsque les copies de documents sont délivrées sur les supports papier et électronique cités ci-dessous, les frais mentionnés à l'article 2 du décret du 6 juin 2001 susvisé, autres que le coût d'envoi postal, ne peuvent excéder les montants suivants :/0,18 € par page de format A 4 en impression noir et blanc ;/1,83 € pour une disquette ;/2,75 € pour un cédérom. » Lorsque l’administration est tenue d’externaliser la prestation en raison de ses propres contraintes techniques, le barème fixé par l’arrêté précité ne s’applique pas. Un devis, permettant au demandeur de connaître le détail de la prestation, doit cependant lui être préalablement soumis pour qu’il décide d’y donner suite, s’il y a lieu. En cas de recours à un prestataire extérieur et d'acceptation par le demandeur après soumission du devis, il appartient à l'administration de faire exécuter les travaux en exigeant, si elle le souhaite, le règlement préalable des frais de reproduction (avis n° 20071101 du 22 mars 2007). L’absence de devis préalable ou d’indications suffisantes de ce devis justifiant le montant réclamé pour réaliser les copies, ou encore la présentation d’un devis dont le montant serait manifestement excessif, sont assimilables à un refus de communication de la part de l’administration qui a été saisie. Dans le cas où le montant du devis que l’administration a fait établir apparaîtrait manifestement excessif au regard de la nature des travaux de reproduction demandés à un prestataire extérieur, il lui appartiendrait de s’adresser à une autre entreprise pour l’établissement d’un second devis. En l’espèce, la commission n'est pas en mesure de déterminer, à partir des termes de la demande faite à l'administration, si celle-ci a eu recours à un prestataire extérieur pour répondre à la demande de communication. Elle émet donc un avis favorable à la demande, sous réserve de l'existence des documents demandés.