Avis 20221633 Séance du 21/04/2022

Monsieur X, pour X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 11 mars 2022, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Malo à sa demande de copie, au format papier, par courrier postal, dont il s'engage à régler les frais afférents, des documents suivants : 1) tout acte ou arrêté désignant et habilitant spécialement, au sens des dispositions de l'article 8-1° de l'arrêté ministériel du 14 avril 2009, concernant les fonctionnaires suivants, à la date de réception de la demande : Mesdames X, X, X et Messieurs X, X, X, X ; 2) le dernier arrêté concernant la position administrative des fonctionnaires, ci-dessus désignés au point 1) de la demande, à la date de réception de celle-ci ; 3) tout acte ou arrêté municipal précisant quelles sont les fonctions exercées par Madame X et Messieurs X, X, à la date de la demande ; 4) les agréments délivrés par le préfet et le procureur de la République concernant Madame X et Messieurs X, X, en qualité d'ATPM. La Commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents. La Commission, qui a pris connaissance des observations du maire de Saint-Malo, comprend, s'agissant des documents sollicités au point 1), que ceux-ci sont inexistants dès lors que les agents cités dans la demande n'ont pas à bénéficier, au regard de leurs missions, de l'habilitation requise par le 1° de l'article 8 de l'arrêté du 14 avril 2009. Elle ne peut donc que déclarer sans objet la demande sur ce point. S'agissant des documents sollicités au point 4) de la demande, la Commission estime que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve, en application de l'article L311-6 du même code, de l'occultation des mentions couvertes par le secret de la vie privée ou susceptibles de révéler une appréciation portée sur l'agent, c'est-à-dire notamment les éléments relatifs à sa situation personnelle (date de naissance, adresse privée, situation de famille, horaires de travail). La Commission rappelle, également, que si le maire de Saint-Malo ne détient pas ces documents, ainsi qu'il le souligne dans ses observations, il lui appartient, conformément au sixième alinéa de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration, de transmettre la demande ainsi que le présent avis à l'administration susceptible de les détenir afin qu'elle puisse y donner suite, et d'en informer Monsieur X. S'agissant, enfin, des points 2) et 3) de la demande, la Commission estime que leur formulation est suffisamment précise pour permettre au maire de Saint-Malo d'identifier les documents visés. Elle considère que ceux-ci sont également communicables à Monsieur X, sur le fondement de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration et, le cas échéant, de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, sous réserve des mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés, etc.) ou révélant une appréciation portée sur eux (éléments de rémunération qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale ou de l'appréciation portée sur la façon de servir), qui ne sont pas communicables à des tiers en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. La Commission émet, dès lors et sous ces réserves, un avis favorable à la communication de ces documents.