Avis 20221413 Séance du 21/04/2022

Monsieur X, pour l'Association X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 3 mars 2022, à la suite du refus opposé par le maire d'Aigues-Vives à sa demande de copie, par courrier électronique, du registre du courrier entrant et celui du courrier sortant du 15 octobre 2021 au 28 janvier 2022. En l'absence de réponse du maire d'Aigues-Vives à la date de sa séance, la Commission estime que le registre du courrier entrant et sortant est un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve de l'occultation des éventuelles mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, notamment l'adresse personnelle des personnes physiques émettrices des courriers enregistrés ou destinataires de correspondances de l'administration, ou qui révèleraient le comportement d'une personne dont la divulgation pourrait lui porter préjudice (par exemple, si l'objet du courrier se réfère à une plainte dirigée contre une personne donnée ou à une dénonciation). Sous ces réserves, la Commission émet un avis favorable. Elle ajoute que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies.