Avis 20221361 Séance du 21/04/2022

Monsieur X, pour X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 2 mars 2022, à la suite du refus opposé par le maire de Claye-Souilly à sa demande de communication, si possible en format « excel » des documents suivants, relatifs à l'appréciation de la proportionnalité hommes/femmes au 1er janvier 2022 : 1) le listing du personnel de la collectivité comportant le nom, prénom, grade et adresse administrative de chaque agent ; 2) le ratio hommes/femmes utilisé pour l’élaboration des listes de candidats aux élections des comités sociaux territoriaux (CST) de décembre 2022. La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents. En l'absence de réponse du maire de Claye-Souilly à la date de sa séance, la commission relève qu'aux termes de l'article 29 du décret n° 2021-571 du 10 mai 2021 relatif aux comités sociaux territoriaux des collectivités territoriales et de leurs établissements publics : « L’effectif retenu pour déterminer la composition d'un comité social territorial ainsi que la part respective de femmes et d'hommes sont appréciés au 1er janvier de l'année de l'élection des représentants du personnel. L'effectif et cette part sont déterminés au plus tard six mois avant la date du scrutin. » La commission rappelle par ailleurs qu’une liste des agents d'une personne publique qui ne fait apparaître que les noms, prénoms, grade, échelon et affectation constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration dès lors qu’elle est susceptible d’être obtenue par un traitement automatisé d’usage courant. La commission précise qu'elle considère de manière constante que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Les fonctions et le statut de ces personnels justifient toutefois que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de l'adresse administrative et du grade des agents. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents ou révélant une appréciation portée sur eux ne sont pas communicables à des tiers en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. La commission estime ainsi que, s'il existe ou est susceptible d'être obtenu par un traitement automatisé d’usage courant, le document visé au point 1) de la demande est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous les réserves susmentionnées. La commission émet donc un avis favorable dans cette mesure. La commission rappelle, ensuite, que le livre III du code des relations entre le public et l'administration garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. Par suite, elle ne peut que se déclarer incompétente pour se prononcer sur le point 2) de la demande de Monsieur X, qui porte en réalité sur un renseignement, et non sur la communication d'un document existant.