Avis 20221210 Séance du 31/03/2022

Madame X, X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 7 janvier 2022, à la suite du refus opposé par le maire de Margny-lès-Compiègne à sa demande de communication, par courriel ou par voie postale à ses frais, de la copie des documents relatifs aux véhicules de service immatriculés X : 1) les carnets de bord ; 2) les différentes factures concernant les frais d’entretien et les frais de carburant. La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Margny-lès-Compiègne a informé la commission de ce que la commune n'est plus en possession du véhicule immatriculé X depuis plusieurs années et qu'elle n'a jamais été en possession du véhicule immatriculé X, que les carnets de bord du premier de ces véhicules n'ont pas été conservés et que, s'agissant du véhicule immatriculé X, les carnets de bord ne sont pas archivés et, par suite, pas communicables. En ce qui concerne les factures, il fait valoir que la mairie n'est pas dotée des moyens humains permettant de traiter la demande, qui porte sur une amplitude temporelle importante. La commission ne peut, par suite, que constater que la demande est sans objet en tant qu'elle porte sur des documents afférents au véhicule immatriculé X ainsi que sur les carnets de bord du véhicule immatriculé X. S'agissant des carnets de bord afférents au véhicule immatriculé X, la commission relève que la circonstance que ces documents n'aient pas été archivés ne fait pas obstacle à leur communication en application du livre III du code des relations entre le public et l'administration, dès lors qu'ils n'ont pas été détruits. Elle considère que ces documents, s'ils existent, sont communicables à toute personne qui le demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve de l'occultation préalable des éventuelles mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée des utilisateurs du véhicule, conformément à l'article L311-6 du même code. La commission rappelle ensuite qu'aux termes du premier alinéa de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales : « Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux ». Elle estime que le droit à communication institué par ces dispositions porte sur l'ensemble des écritures et documents comptables de la commune, au fur et à mesure de leur élaboration, y compris les pièces justificatives. La commission estime donc que les documents visés au point 2) de la demande sont communicables en ce qu'ils visent les véhicules immatriculés X et X. La commission, qui a pris connaissance de la réponse de l'administration, prend note des objections de cette dernière quant à l'ampleur des recherches induites par la demande compte tenu de son amplitude temporelle, à sa difficulté notamment pour retrouver et isoler, au sein de factures groupées, les dépenses pour les deux véhicules ayant été ou étant dans la flotte de la commune, ainsi qu'à la charge de travail induite pour les agents de la commune, dont les moyens sont limités. La commission rappelle, à cet égard, que l’exercice du droit d’accès institué par le livre III du code des relations entre le public et l’administration doit rester compatible avec le bon fonctionnement des services de l’autorité à laquelle le demandeur s’adresse et qu'aux termes de l’article L311-2 du même code : « L’administration n’est pas tenue de donner suite aux demandes abusives, en particulier par leur nombre ou leur caractère répétitif ou systématique. » Par sa décision du 14 novembre 2018 Ministre de la culture c/ Société pour la protection des paysages et l’esthétique de la France n° 420055, 422500, le Conseil d’État a indiqué que revêt un caractère abusif la demande qui a pour objet de perturber le bon fonctionnement de l’administration sollicitée ou qui aurait pour effet de faire peser sur elle une charge disproportionnée au regard des moyens dont elle dispose. Tel peut être le cas des demandes récurrentes, portant sur un volume important de documents traitant, le cas échéant, de la même affaire, des demandes que le service sollicité est manifestement dans l'incapacité matérielle de traiter, ou encore des demandes portant sur des documents auxquels le demandeur a déjà eu accès. La commission fonde également son appréciation sur les éléments portés à sa connaissance par le demandeur et l'administration quant au contexte dans lequel s'inscrit la demande et aux motivations qui la sous-tendent. En l’espèce, la commission constate que l'amplitude temporelle visée par la demande, les effectifs de la commune, le nombre de demandes antérieures présentées par Madame X ne sont pas portés à sa connaissance, et qu'il n'est pas fait état de motivations particulières de cette dernière, laquelle agit au nom d'un syndicat professionnel. Dans ces conditions, en l'état des informations dont elle dispose, la commission estime que la demande, qui porte sur sur un nombre restreint de documents qui font traditionnellement l'objet de demandes d'accès, ne présente pas un caractère abusif. Elle souligne, néanmoins, que si le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication, l’administration est en revanche fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission émet un avis favorable à la demande, sous les réserves susmentionnées, et invite le maire de Margny-lès-Compiègne à proposer à Madame X des modalités de communication compatibles avec le fonctionnement des services municipaux.