Avis 20221176 Séance du 31/03/2022

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 22 février 2022, à la suite du refus opposé par le directeur général des finances publiques à sa demande de communication des factures, reçus et notes de frais, qu'ils soient de séjour, de déplacement, de restauration, de représentation ou les frais d'exécution des mandats spéciaux de la maire de Paris ainsi que des membres de son cabinet, pour les années 2020 et 2021. La Commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, telles les factures, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. La Commission souligne que, contrairement aux allégations du directeur général des finances publiques, Monsieur X est fondé à formuler sa demande de communication auprès de ses services dès lors qu'ils détiennent les pièces demandées et ce, alors même que la ville de Paris, donneur d'ordre, aurait plus aisément et complètement accès aux pièces en cause. En l'espèce, la Commission, qui a pris connaissance de la réponse du directeur général des finances publiques, prend note de ce que l'étendue de la demande de Monsieur X nécessite une analyse pièce par pièce effectuée sur un volume important de documents, occasionnant ainsi une charge de travail importante pour ses services, ainsi que l'engagement de ressources significatives. Toutefois, la Commission souligne que si le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication, l’administration est en revanche fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La Commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur. Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Enfin, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. La Commission émet donc un avis favorable à la demande de communication des documents demandés. La Commission précise en outre, pour les documents qui ne seraient pas en possession de la direction générale des finances publiques, qu'en application du sixième alinéa de l'article L311-2 du même code, il appartient à l'administration qui est saisie d'une demande de document qu'elle n'a pas en sa possession de transmettre la demande de communication, accompagnée du présent avis, à l'autorité administrative susceptible de le détenir, en l'espèce la ville de Paris, et d'en avertir l'intéressé.