Avis 20220898 Séance du 31/03/2022

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 11 février 2022, à la suite du refus opposé par le président du conseil régional d'Auvergne-Rhône-Alpes à sa demande de communication, en sa qualité de conseillère régionale, des documents suivants : 1) l'acte de transmission en préfecture de la délibération de l'assemblée plénière du conseil régional AuRA n° AP-2021-07 / 08-1-5698 et du règlement Intérieur communiqué en annexe, avec les date et heure de réception en préfecture, ainsi que l'acte attestant de la publication de ces décisions avec date, heure et support de cette publication ; 2) les correspondances entre le conseil régional et la préfecture de région relatives à cette délibération. En l'absence de réponse du président du conseil régional d'Auvergne-Rhône-Alpes à la date de sa séance, la Commission rappelle en premier lieu, s'agissant des documents visés au point 1), que le droit d'accès prévu à l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration ne s'applique qu'à des documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. En revanche, et sous cette dernière réserve, cette loi ne fait pas obligation à l’administration d'élaborer un document en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités. La Commission comprend que le demandeur souhaite, en l'espèce, obtenir la preuve du respect des obligations de transmission au contrôle de légalité et de publication de la délibération de l'assemblée plénière du conseil régional AuRA n° AP-2021-07 / 08-1-5698 et du règlement intérieur annexé à cette dernière. La Commission estime que les accusés de réception délivrés par le représentant de l’État dans la région à la suite de la transmission de délibérations de collectivités territoriales ainsi que les documents justifiant de la publication de ces dernières, s’ils existent, sont des documents administratifs communicables en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration et, le cas échéant, de l’article L4132-16 du code général des collectivités territoriales dans l’hypothèse où les mentions attestant de la réception et/ou de la publication seraient directement apposées sur la délibération visée. En second lieu, s’agissant des documents visés au point 2), la Commission rappelle que sont considérés comme documents administratifs, au sens de l’article L300-2 du CRPA, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l'État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. Constituent de tels documents, notamment, les correspondances. La Commission estime que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable, sous réserve que de tels documents existent.