Avis 20220635 Séance du 10/03/2022

Monsieur X, pour X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 2 février 2022, à la suite du refus opposé par le maire d'Aulnay-sous-Bois à sa demande de communication d'une copie de la liste des agents bénéficiaires de la « garantie individuelle du pouvoir d'achat » (GIPA) en précisant : 1) le nom et le prénom de l’agent ; 2) les indices de traitement de début et de fin de période de référence ; 3) les services ; 4) le montant brut de la GIPA à payer. La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents. En l’absence de réponse du maire d'Aulnay-sous-Bois à la date de sa séance, la commission rappelle, ensuite, en premier lieu, que le livre III du code des relations entre le public et l’administration n’a ni pour objet, ni pour effet, de contraindre l’administration à établir un document nouveau en vue de satisfaire une demande, en particulier lorsque celle-ci tend à l’élaboration ou à la motivation d’une décision administrative. La commission précise que sont regardés comme des documents administratifs existants les informations qui sont contenues dans des fichiers informatiques et peuvent en être extraites par un traitement automatisé d’usage courant. Il n’en va autrement que lorsque les informations sollicitées doivent, pour être extraites d'un fichier informatique, faire l'objet de requêtes informatiques complexes ou d'une succession de requêtes particulières qui diffèrent de l'usage courant pour lequel ce fichier a été créé, l'ensemble des informations sollicitées ne pouvant alors être regardé comme constituant un document administratif existant. Une demande portant sur la communication d'un tel ensemble d'informations doit dès lors être regardée comme tendant à la constitution d'un nouveau document (Conseil n° 20133264 du 10 octobre 2013). Par ailleurs, ainsi que l’a jugé le Conseil d’Etat, les documents qui peuvent être établis par extraction des bases de données dont l'administration dispose sont regardés comme des documents administratifs existants, si cela ne fait pas peser sur elle une charge de travail déraisonnable (CE 13 novembre 2020, n° 432832, aux Tables). En second lieu, la commission rappelle que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, des arrêtés de nomination, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. La Commission estime cependant que, si les administrés doivent pouvoir accéder à certains renseignements concernant la qualité de leur interlocuteur, la protection, par l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, de la vie privée impose que ces aménagements soient limités à ce qui est strictement nécessaire à leur information légitime. La commission relève, par ailleurs, que l'indemnité dite de garantie individuelle du pouvoir d'achat, instituée par le décret du 6 juin 2008 et régulièrement reconduite depuis lors, résulte d'une comparaison établie entre l'évolution du traitement indiciaire brut (TIB) détenu par l'agent sur une période de référence de quatre ans et celle de l'indice des prix à la consommation (IPC hors tabac en moyenne annuelle) sur la même période. Si le TIB effectivement perçu par l'agent au terme de la période a évolué moins vite que l'inflation, un montant indemnitaire brut équivalent à la perte de pouvoir d'achat ainsi constatée est versé à chaque agent concerné. Le calcul de cette indemnité se fondant ainsi uniquement sur la part indiciaire de la rémunération, la commission considère que la divulgation de la liste nominative des agents qui en ont bénéficié est communicable à toute personne qui en ferait la demande. La commission déduit de ces éléments que les informations sollicitées, sous réserve qu’elles soient matérialisées dans un document existant ou susceptible d’être établi dans les conditions rappelées ci-dessus, sont librement communicables au demandeur. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable à la communication de la liste demandée.