Conseil 20220609 Séance du 10/03/2022

La Commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 10 mars 2022 votre demande de conseil relative au caractère communicable, à un ancien membre du comité directeur, de l'ensemble des documents comptables du comité des cinq dernières années (2017 à 2021) : 1) tous les documents de la comptabilité, des cinq années sollicitées, tenue par le trésorier de l'association, doivent-ils être présentés (journal des opérations - comptes de résultats - relevés bancaires - chéquiers - justificatifs et factures, etc) ? 2) Existe t-il un délai de temps des années écoulées auquel le droit d'accès peut être refusé (exemple au delà de 5 ans) ? La Commission vous rappelle qu'il résulte des dispositions de l'article L131-9 du code du sport que les fédérations sportives sont des organismes privés chargés de missions de service public relatives au développement et à la démocratisation des activités physiques et sportives. En outre, l'article L131-11 du même code dispose que les fédérations agréées peuvent confier à leurs organes nationaux, régionaux ou départementaux une partie de leurs attributions. La Commission en déduit que la Fédération française de cyclisme revêt le caractère d'un organisme privé chargé d'une mission de service public au sens de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, et qu'il en va de même de ses comités territoriaux. La Commission souligne que s’agissant des documents détenus par un organisme privé chargé d'une mission de service public, seuls ceux qui présentent un lien suffisamment direct avec la mission de service public constituent des documents administratifs communicables en vertu de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve des dispositions de l'article L311-6 de ce code et notamment du respect des secrets protégés par la loi. Ainsi que l’a jugé le Conseil d’État (CE, n° 289389, 6 octobre 2008 ; CE, n° 435595, 440320, Fédération française de karaté et disciplines associées, 13 avril 2021), les comptes de ces organismes qui retracent les conditions dans lesquelles celui-ci exerce les missions de service public qui sont les siennes, présentent dans leur ensemble, par leur nature et leur objet, le caractère de documents administratifs. Au nombre de ces documents comptables figurent des livres journaux, balances comptables, bilans et comptes de résultats. De même, la Commission estime qu'un document comptable, établi à la demande d'un de ces organismes par un prestataire extérieur, constitue un document administratif au sens de ce code. Enfin, la Commission précise que le droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration n'est soumis à aucune règle de prescription extinctive. En particulier, il résulte du cinquième alinéa de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration que « Le dépôt aux archives publiques des documents administratifs communicables aux termes du présent chapitre ne fait pas obstacle au droit à communication à tout moment desdits documents. » Toutefois, en vertu du dernier alinéa de cet article, « L'administration n'est pas tenue de donner suite aux demandes abusives, en particulier par leur nombre ou leur caractère répétitif ou systématique ». Elle vous invite donc à communiquer les documents comptables demandés, c'est-à-dire les livres journaux, les balances comptables, les bilans et les comptes de résultats, sous réserve le cas échéant, de l'occultation préalable des mentions relevant des secrets protégés en application des dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. La Commission précise enfin que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies.