Avis 20220041 Séance du 17/02/2022

Maître X, conseil de X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 3 janvier 2022, à la suite du refus opposé par le préfet du Var à sa demande de communication, sous forme numérique par courriel ou, à défaut, sous format papier par voie postale, des plans cadastraux annexés au décret n° 2009‐754 du 23 juin 2009 portant création de la réserve naturelle nationale de la plaine des Maures, consultables en préfecture conformément à l'article 1er dudit décret. En l'absence de réponse du préfet du Var à la date de sa séance, la commission estime que les plans cadastraux demandés, qui se rapportent à la création de la réserve naturelle nationale de la plaine des Maures, comportent des informations relatives à l'environnement au sens de l’article L124-2 du code de l’environnement. La commission estime que ces plans sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application des articles L124-1 et suivants du code de l'environnement et de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet donc un avis favorable. La commission rappelle, en outre, qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce notamment, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission précise que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. La commission précise en outre qu'en vertu de l'article R311-11 de ce code : « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais, sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. La commission émet, en application de ces principes, un avis favorable à la communication des documents demandés sous l’une des formes choisies par Maître X, sous réserve de leur existence sous cette forme et des possibilités techniques de l'administration et, en cas d’envoi papier, avec recours, si besoin, à un prestataire extérieur, au frais du demandeur.